Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es dir, alle Benutzerkonten deines Teams einzusehen und zu verwalten. Du findest sie unter Administration > Nutzer.

Übersicht

Die Benutzertabelle zeigt dir folgende Informationen zu jedem Benutzer:

Filtern und Sortieren

• Sortierung: Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle nach dieser Spalte zu sortieren
• Paginierung: Navigiere mit den Seitenzahlen am unteren Rand durch die Benutzerliste

Nutzer einladen

Du kannst neue Mitglieder direkt per E-Mail in deine Organisation einladen — ohne dass die eingeladene Person ein Konto vorab anlegen muss.

Dialog öffnen

1. Klicke unten links auf deinen Nutzernamen
2. Wähle im Menü Mitglieder einladen
3. Es öffnet sich der Dialog Team-Mitgliederverwaltung mit zwei Tabs: Mitglieder einladen und Einladungen verwalten

Einladung verschicken

Auf dem Tab Mitglieder einladen trägst du eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein:

1. Trage die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein
2. Optional: Klicke auf Weitere E-Mail hinzufügen, um weitere Adressen zu ergänzen (bis zu 10 pro Vorgang)
3. Klicke auf Einladung senden (bzw. Einladungen senden bei mehreren Adressen)

Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Einladungslink. Über den Link landen sie auf einer Registrierungsseite, die sie zum Beitritt deiner Organisation einlädt — dort legen sie ihren Account an, entweder über Microsoft, Google oder mit E-Mail und Passwort.

Hinweis zu Domain-Beschränkungen: Wenn deine Organisation eine erlaubte E-Mail-Domain hinterlegt hat, gibst du nur den Benutzernamen ein und wählst die Domain aus einer Auswahl. So lassen sich nur Adressen aus den freigegebenen Domains einladen. Die erlaubte E-Mail-Domain gilt mittlerweile doppelt: Sie steuert sowohl, wer in deine Organisation eingeladen werden darf, als auch, an welche Empfänger-Domains die E-Mail-Node in SymbioFlows versenden darf.

Einladungen verwalten

Auf dem Tab Einladungen verwalten siehst du alle ausstehenden Einladungen mit E-Mail-Adresse, Name der Einladenden und Versand-Datum. Über das Aktionsmenü (drei Punkte) jeder Zeile kannst du eine Einladung:

• Erneut senden — z. B. wenn der Empfänger die ursprüngliche E-Mail nicht mehr findet
• Löschen — wenn die Einladung nicht mehr benötigt wird

Ablauf: Ausstehende Einladungen verfallen automatisch nach 7 Tagen, wenn sie nicht angenommen werden. Wenn ein Empfänger meldet, dass der Link abgelaufen ist, kannst du die Einladung einfach erneut senden oder eine neue erstellen.

Benutzeraktionen

Über das Aktionsmenü (drei Punkte) in jeder Zeile stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

Benutzer deaktivieren

1. Klicke auf das Aktionsmenü und wähle Benutzer deaktivieren
2. Überprüfe die Benutzerdaten im Bestätigungsdialog
3. Klicke auf Benutzer deaktivieren, um zu bestätigen

Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr auf der Plattform anmelden.

Hinweis: Du kannst dich selbst nicht deaktivieren.

Benutzer reaktivieren

1. Klicke auf das Aktionsmenü eines deaktivierten Benutzers und wähle Benutzer reaktivieren
2. Das System zeigt die vorherige Rolle an, mit der der Benutzer reaktiviert wird
3. Klicke auf Benutzer reaktivieren, um zu bestätigen

Beim Reaktivieren wird automatisch die vorherige Rolle wiederhergestellt. Wenn keine vorherige Rolle gefunden wird, wird der Benutzer als “Nutzer” reaktiviert.

symbiofy Support-Zugang

Gelegentlich siehst du in der Benutzerliste einen Eintrag mit dem Abzeichen symbiofy Support. Dabei handelt es sich um ein Mitglied des symbiofy Support-Teams, das zeitlich befristeten Zugang zu deiner Organisation erhalten hat — zum Beispiel, um eine Support-Anfrage zu untersuchen.

Transparenz

Ein Support-Zugang ist für dich jederzeit sichtbar: Der Eintrag trägt das Abzeichen symbiofy Support, und direkt darunter wird das Ablaufdatum angezeigt (z. B. Läuft ab am 30.06.2026). Nach diesem Datum endet der Zugang automatisch.

Support-Zugang verwalten

Über das Aktionsmenü (drei Punkte) in der Zeile des Support-Eintrags hast du zwei Möglichkeiten:

Support-Zugang verlängern

1. Wähle im Aktionsmenü Support-Zugang verlängern
2. Lege im Dialog unter Dauer eine neue Zugriffsdauer fest — zur Auswahl stehen 1 Stunde, 24 Stunden, 7 Tage (Standard) und 30 Tage
3. Bestätige mit Verlängern

War der Support-Zugang bereits abgelaufen, wird das Konto durch das Verlängern wieder aktiviert.

Benutzer deaktivieren

Möchtest du den Zugang sofort beenden, wähle im Aktionsmenü Benutzer deaktivieren. Damit wird der Support-Zugang umgehend entzogen — der Ablauf entspricht der oben beschriebenen Aktion Benutzer deaktivieren.

Feature-Zugriff verwalten

Über die Spalte Features kannst du den Feature-Zugriff einzelner Benutzer steuern.

Feature-Kategorien

Der Dialog zeigt Features in verschiedenen Kategorien:

• Im Mandanten enthalten - Features, die deinem Team zugewiesen sind und automatisch für alle Benutzer verfügbar sind
• Deaktivierte Features - Features, die für diesen Benutzer gesperrt wurden

Features verwalten

• Klicke auf ein Mandanten-Feature, um es für den Benutzer zu sperren
• Klicke auf ein gesperrtes Feature, um es wieder freizuschalten
• Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen

Abrechnung Aktive Accounts

Die Karte Abrechnung Aktive Accounts zeigt dir eine 12-Monats-Übersicht der abrechnungsrelevanten aktiven Accounts für ein ausgewähltes Jahr. Sie hilft dir, den abrechnungsrelevanten Nutzungsumfang deiner Organisation pro Monat im Blick zu behalten.

So funktioniert die Berechnung

Für jeden Monat wird ein anteiliger Wert (Account-Monate) berechnet: die Summe der aktiven Tage aller Nutzer geteilt durch die Anzahl der Tage des Monats. Wird ein Account also mitten im Monat aktiviert oder deaktiviert, fließt er nur anteilig ein. Deaktivierte Konten und Plattform-Administratoren zählen nicht als aktiv.

Jahr auswählen

Über die Auswahl Jahr: oberhalb der Übersicht wählst du das Jahr, für das die Monatswerte angezeigt werden. Standardmäßig ist das laufende Jahr vorausgewählt.

Excel-Export

Mit Excel-Export lädst du die vollständige Detailaufstellung pro Nutzer für das gewählte Jahr herunter — inklusive der anteiligen Monatswerte je Account und einer Summenzeile pro Monat.

Hinweis: Diese Übersicht ist für den Administrator deiner Organisation sichtbar und bezieht sich ausschließlich auf die Accounts deiner eigenen Organisation.

Excel-Export

Du kannst die Benutzerliste als Excel-Datei exportieren:

1. Klicke auf Excel-Export oben rechts in der Tabelle
2. Der Export berücksichtigt die aktuellen Filter- und Sortiereinstellungen
3. Die Datei wird automatisch heruntergeladen