Gmail

Die Gmail-Integration gibt dir Zugriff auf deine Gmail-E-Mails, Threads, Labels und Entwürfe direkt im AI Chat. Du kannst E-Mails lesen und durchsuchen, Entwürfe erstellen und weiterbearbeiten und — sofern ein Administrator deiner Organisation die jeweilige Aktion freigegeben hat — E-Mails senden, weiterleiten oder einen fertigen Entwurf abschicken.

Funktionen

• E-Mails auflisten — Sieh dir deine neuesten E-Mails an, optional gefiltert nach Label
• E-Mails lesen — Rufe den vollständigen Inhalt einer E-Mail ab, inklusive einer Liste der Anhänge mit Dateiname, Typ und Größe
• E-Mails durchsuchen — Durchsuche dein Postfach mit der Gmail-Suchsyntax
• Threads anzeigen — Liste E-Mail-Threads auf und rufe vollständige Konversationen ab
• Labels auflisten und erstellen — Sieh dir deine Labels an und lege neue an
• Entwürfe verwalten — Entwürfe auflisten, lesen, erstellen, ändern und löschen; Antwort-Entwürfe landen im richtigen Thread
• E-Mails senden — Neue E-Mails oder Antworten direkt aus dem Chat senden (nur mit Freigabe, immer nach deiner Bestätigung)
• E-Mails weiterleiten — Eine bestehende E-Mail an neue Empfänger weiterleiten (nur mit Freigabe, immer nach deiner Bestätigung)
• Entwürfe senden — Einen bereits vorhandenen Entwurf abschicken (nur mit Freigabe, immer nach deiner Bestätigung)

Beispiel-Prompts

• “Zeig mir meine neuesten E-Mails”
• “Welche ungelesenen E-Mails habe ich?”
• “Suche nach E-Mails von max@firma.com”
• “Zeig mir alle E-Mails mit Anhängen zum Thema Rechnung”
• “Wie sieht der Thread zu der Bestellung aus?”
• “Erstelle einen Entwurf an max@firma.com mit dem Betreff Terminbestätigung”
• “Schreib eine Antwort auf die letzte E-Mail von Anna und leg sie als Entwurf in den Thread”
• “Welche Entwürfe liegen in meinem Postfach?”
• “Sende die Terminbestätigung an max@firma.com”
• “Leite die Rechnung von gestern an buchhaltung@firma.com weiter”

Gmail-Suchsyntax

Die Suche unterstützt die volle Gmail-Suchsyntax. Einige nützliche Beispiele:

Du kannst diese Filter auch kombinieren, z. B. “Suche nach ungelesenen E-Mails von max@firma.com mit Anhang”.

Entwürfe

Entwürfe werden in deinem Gmail-Konto gespeichert und lassen sich dort jederzeit öffnen, prüfen und senden.

• Erstellen — der Bot legt einen Entwurf mit Empfängern, Betreff und Text an; CC und BCC sind möglich.
• Antwort im Thread — beziehst du dich auf eine bestehende E-Mail, hängt der Entwurf in der richtigen Konversation statt als losgelöste neue Nachricht im Postfach zu landen. Die Empfänger werden dabei nicht automatisch übernommen: Der Bot liest die Originalnachricht und setzt Empfänger und CC bewusst — prüfe sie trotzdem im Bestätigungsdialog.
• Auflisten und lesen — lass dir deine Entwürfe anzeigen oder einen bestimmten Entwurf vollständig ausgeben.
• Ändern — ein Entwurf wird beim Ändern immer vollständig überschrieben. Sag dem Bot deshalb, wie der komplette Entwurf aussehen soll, nicht nur, was sich ändert.
• Löschen — der Bot nennt vor dem Löschen den Betreff des Entwurfs. Stimmt der Betreff nicht mit dem gemeinten Entwurf überein, bricht die Aktion ab.

Auch das Erstellen, Ändern und Löschen eines Entwurfs bestätigst du jeweils im Chat.

Vorhandene HTML-Datei weiterverwenden

Hat der Code Interpreter im selben Chat einen Newsletter oder einen anderen formatierten Inhalt als .html- oder .htm-Datei erstellt und bereitgestellt, kann Gmail diese Datei direkt weiterverwenden. Das gilt beim Erstellen und Ändern eines Entwurfs sowie beim direkten Senden einer E-Mail. Der Bot muss den HTML-Code dafür weder neu erzeugen noch kopieren. Ist die Datei nicht mehr verfügbar, lässt du sie vom Code Interpreter erneut bereitstellen.

E-Mails senden und weiterleiten

Senden, Weiterleiten und das Abschicken eines Entwurfs sind standardmäßig ausgeschaltet und müssen von einem Administrator deiner Organisation einzeln freigegeben werden (siehe Berechtigungen).

Ist eine Aktion freigegeben, gilt zusätzlich:

• Du bestätigst jeden Versand einzeln. Vor dem Senden erscheint im Chat der Hinweis Der Bot will eine E-Mail über dein Gmail-Konto senden, beim Weiterleiten Der Bot will eine E-Mail über dein Gmail-Konto weiterleiten und beim Abschicken eines Entwurfs Der Bot will einen Entwurf über dein Gmail-Konto senden. Du wählst Ausführen oder Abbrechen.
• Keine Dauerfreigabe. Eine Option „In diesem Chat immer erlauben” gibt es für diese Aktionen bewusst nicht — jede einzelne E-Mail wird bestätigt.
• Du siehst, was rausgeht. Der Dialog zeigt beim Senden An und Betreff, beim Weiterleiten den Betreff der Originalnachricht und Weiterleiten an, beim Abschicken eines Entwurfs An, Betreff und die Anzahl der CC- und BCC-Empfänger (siehe Entwurf abschicken). Bei mehr als drei Empfängern werden die ersten drei ausgeschrieben und die übrigen als Zahl angehängt (etwa „+2”).
• Antworten statt neu senden. Beziehst du dich auf eine bestehende E-Mail, geht die Antwort im richtigen Thread raus.
• Gesendet ist gesendet. Eine gesendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen. Wenn du unsicher bist, lass dir einen Entwurf erstellen und sende ihn selbst in Gmail.

Weiterleiten

• Vor dem Weiterleiten wird geprüft, ob der angezeigte Betreff wirklich zu der gemeinten E-Mail gehört. Passt er nicht, bricht die Weiterleitung ab — so geht nie eine andere E-Mail raus als die, die du im Dialog gesehen hast.
• Der Originaltext wird zitiert; ein optionaler Einleitungstext steht darüber.
• Hatte die Original-E-Mail Anhänge, wird sie zusätzlich unverändert als angehängte E-Mail mitgeschickt, damit nichts verloren geht.

Entwurf abschicken

Bei einem Entwurf hast du den Text oft nicht selbst diktiert — er kann auch direkt in Gmail entstanden sein. Deshalb muss der Bot offenlegen, an wen die E-Mail wirklich geht:

• Der Bestätigungsdialog zeigt die Empfänger unter An im Klartext, dazu den Betreff und — falls vorhanden — die Anzahl der CC- und BCC-Empfänger (etwa „+2 CC” oder „+1 BCC”).
• Diese Angaben werden vor dem Versand gegen den Entwurf in deinem Gmail-Konto geprüft. Weicht der Betreff ab, weicht eine Adresse ab oder verschweigt der Bot einen CC- oder BCC-Empfänger, bricht der Versand ab und es geht nichts raus.

So bekommt niemand die E-Mail, den du nicht vorher im Dialog gesehen hast. Trotzdem gilt: Prüfe die Empfängerliste, bevor du auf Ausführen klickst — gesendet ist gesendet.

Berechtigungen: Aktionen freigeben

Lesen ist erlaubt, sobald die Integration aktiviert ist und du deinen Google-Account verbunden hast. Dazu gehört auch das Auflisten und Lesen von Entwürfen. Alle übrigen Aktionen gibt ein Administrator deiner Organisation einzeln frei:

• Entwürfe erstellen
• Entwürfe ändern und löschen
• E-Mails senden
• E-Mails weiterleiten
• Entwürfe senden
• Labels erstellen

In der Freigabeliste stehen zusätzlich Label hinzufügen und Label entfernen. Diese beiden Aktionen funktionieren derzeit nicht: Auch freigegeben schlagen sie fehl. Ein neues Label anzulegen funktioniert dagegen. Labels an E-Mails vergibst du bis auf Weiteres direkt in Gmail oder über einen Gmail-Filter.

Die Freigabe erfolgt unter Administration > Integrationen > Gmail > Berechtigungen bearbeiten — für alle oder gezielt für einzelne Nutzer und Gruppen. Aktionen, die nicht freigegeben sind, führt der Bot nicht aus und weist dich im Chat darauf hin; beim Senden schlägt er dir stattdessen einen Entwurf vor, den du selbst in Gmail abschickst.

Kein Neuverbinden nötig: Für die neuen Aktionen sind keine zusätzlichen Google-Berechtigungen erforderlich. Eine bereits verbundene Gmail-Verbindung reicht aus.

Als Workflow-Trigger nutzen

Mit der Gmail-Integration kannst du einen SymbioFlow automatisch starten lassen, sobald eine neue E-Mail in deinem Postfach eintrifft. Du kannst den Trigger nach Gmail-Label, Absender, Absender-Domain, Betreff oder Anhang einschränken. Details findest du unter Gmail-Trigger in SymbioFlows.

Wichtig für bestehende Workflows: Der Filter Hat Anhang wurde präzisiert — eingebettete Bilder wie ein Signatur-Logo zählen jetzt nicht mehr als Anhang, tief verschachtelte Anhänge dagegen schon. Ein bereits aktiver Workflow mit diesem Filter kann dadurch für andere E-Mails auslösen als zuvor.

Zusätzlich kann der Auslöser die Anhänge einer eingehenden E-Mail als Dokumente bereitstellen — etwa um per Mail eingegangene Rechnungen automatisch auszulesen. Dazu aktivierst du im Auslöser unter Weitere Filter den Schalter Anhänge herunterladen (standardmäßig aus). Verarbeitet werden bis zu 5 passende Anhänge (PDF, PNG oder JPG, jeweils maximal 20 MB); Signatur-Logos werden übersprungen. Mehrere Anhänge verarbeitest du mit einer Schleife. Details unter E-Mail-Anhänge als Dokument verarbeiten.

Voraussetzungen

• Google-Account (privat oder Google Workspace)
• Die Integration wurde von einem Administrator in symbiofy aktiviert
• Du hast deinen Google-Account in den Einstellungen verbunden
• Für Senden, Weiterleiten, Entwürfe senden sowie Entwürfe ändern und löschen: Die jeweilige Aktion ist für dich freigegeben

Einschränkungen

• Maximal 50 E-Mails pro Anfrage — Pro Abruf werden bis zu 50 E-Mails geladen
• Anhänge nur als Übersicht — Beim Lesen einer E-Mail siehst du Dateiname, Typ und Größe der Anhänge. Herunterladen, öffnen oder inhaltlich auswerten kann der Bot sie nicht. In SymbioFlows lassen sich die passenden Anhänge dagegen als Dokumente verarbeiten (siehe oben).
• Keine Anhänge an ausgehenden E-Mails — Gesendete E-Mails und Entwürfe enthalten nur Text; Dateien hängst du direkt in Gmail an.
• Sehr große E-Mails lassen sich nicht weiterleiten — Gmail erlaubt maximal 25 MB inklusive Anhänge. Größere E-Mails leitest du direkt in Gmail weiter.
• Labels lassen sich nicht auf E-Mails anwenden — Labels kannst du auflisten und neu anlegen. Ein Label zu einer E-Mail hinzuzufügen oder von ihr zu entfernen funktioniert derzeit nicht; der Bot meldet dabei einen Fehler. Nutze dafür vorerst Gmail selbst oder einen Gmail-Filter.
• Kein Zurückholen — Eine gesendete oder weitergeleitete E-Mail kann symbiofy nicht widerrufen.