AI Chat

Der AI Chat ist die zentrale Konversationsschnittstelle von symbiofy, mit der du leistungsstarke KI-Assistenten nutzen kannst.

Hauptfunktionen

• Multimodale Eingabe: Text, Bilder, Dokumente und Spracheingabe
• SymbioBot-Auswahl: Wähle aus vorkonfigurierten KI-Assistenten oder nutze den Standard-Assistenten
• Bot-Links: Teile direkte Links zu SymbioBots mit deinem Team
• Streaming-Antworten: Echtzeit-KI-Antworten mit Live-Updates
• Sprachausgabe: KI-Antworten vorlesen lassen — auch im Hintergrund auf dem Smartphone
• Chat-Verlauf: Zugriff auf alle bisherigen Unterhaltungen mit Suchfunktion
• Memory: Der Assistent merkt sich auf Wunsch wichtige Fakten, Vorlieben und Ziele über deine Chats hinweg
• Teilen: Unterhaltungen mit Teammitgliedern teilen
• Export: Antworten als PDF, DOCX oder CSV herunterladen
• Workflows verwalten: SymbioFlows direkt aus dem Chat erstellen, anpassen, testen und aktivieren – ohne in den Workflow-Builder zu wechseln

Schnellstart

1. Navigiere zu AI Chat im Hauptmenü
2. Wähle optional einen SymbioBot aus oder nutze den Symbiofy Assistant
3. Gib deine Nachricht ein, hänge Dateien an oder nutze die Spracheingabe
4. Sende die Nachricht und erhalte KI-gestützte Antworten

Tipp: Du kannst auch einen direkten Bot-Link verwenden (z.B. https://my.symbiofy.ai/ai-chat/bot/<bot-id>), um sofort einen neuen Chat mit einem bestimmten SymbioBot zu starten. Mehr dazu unter Bot-Links.

Themenwechsel nach einer Pause

Wenn ein Chat mindestens 30 Minuten inaktiv war, prüft symbiofy beim nächsten passenden Absenden, ob deine Nachricht ein eindeutig neues Thema beginnt. Nur bei einem klar erkannten Themenwechsel wird dir ein neuer Chat empfohlen. Kurze Antworten und Antworten auf strukturierte Rückfragen bleiben ohne Prüfung im aktuellen Chat.

Wenn du einen neuen Chat startest, werden dein aktueller Entwurf und deine Anhänge dorthin übertragen. Der bisherige Chat bleibt unverändert in deinem Chatverlauf verfügbar; sein Verlauf wird nicht in den neuen Chat kopiert. Bei einer unsicheren Erkennung oder einem technischen Fehler wird deine Nachricht normal im bisherigen Chat gesendet.

• Neuen Chat starten übernimmt deinen Entwurf, deine Anhänge, den ausgewählten SymbioBot und — innerhalb eines Projekts — den Projektkontext. Sobald übertragene Anhänge bereitstehen, wird die Nachricht automatisch im neuen Chat gesendet.
• Hier weitermachen sendet deine Nachricht im bestehenden Chat.

Der Hinweis erscheint erst, wenn du tatsächlich eine Nachricht absendest. Wenn du einen inaktiven Chat nur öffnest, über die Suche aufrufst oder einem geteilten Link folgst, wirst du nicht unterbrochen oder weitergeleitet.

Eingabemöglichkeiten

Texteingabe

Gib deine Frage oder Aufgabe direkt in das Eingabefeld ein. Drücke Enter zum Absenden oder Shift+Enter für einen Zeilenumbruch.

Dateien und Anhänge

Du kannst Dateien direkt in den Chat einbinden:

• Drag & Drop: Ziehe Dateien direkt ins Eingabefeld
• Datei hochladen: Klicke auf das Büroklammer-Symbol
• Von OneDrive importieren: Importiere Dateien direkt aus deinem OneDrive (falls aktiviert)
• Bilder einfügen: Kopiere Bilder und füge sie mit Strg+V ein

Unterstützte Dateitypen:

Dateilimits:

• Maximale Dateigrösse: 20 MB pro Datei
• Maximale kombinierte Dateigrösse: 40 MB
• Bei sehr großen Dokumenten kann der extrahierte Vorschau- und Suchtext gekürzt werden. Die Originaldatei bleibt erhalten; für vollständige PDF-Auswertungen und Umwandlungen verarbeitet die Datenanalyse alle Seiten der Originaldatei und prüft die Seitenzahl, bevor sie Vollständigkeit bestätigt.

Spracheingabe

Nutze das Mikrofon-Symbol für Spracheingabe:

1. Klicke auf das Mikrofon-Symbol, um die Aufnahme zu starten
2. Sprich deine Nachricht
3. Klicke erneut, um die Aufnahme zu beenden
4. Die Sprache wird automatisch in Text umgewandelt

Bei längeren Diktaten musst du nicht bis zum Ende warten: symbiofy wandelt das Gesagte schon während der Aufnahme im Hintergrund abschnittsweise um und schneidet dafür möglichst in einer Sprechpause. Nach dem Stoppen steht der Text daher fast sofort in deinem Eingabefeld — du wartest nur noch auf den letzten Abschnitt, nicht mehr auf das ganze Diktat. Hast du Automatisch senden eingeschaltet, wird deine Nachricht erst am Ende abgeschickt — nicht bei jedem Zwischenstand.

Tipp: Mit Rechtsklick auf das Mikrofon-Symbol öffnest du die Spracheinstellungen. Für die Spracheingabe stehen dort Automatisch (Standard), Deutsch und English zur Auswahl. Automatisch erkennt Deutsch und Englisch selbst — auch gemischt in einem Satz, sodass englische Fachbegriffe in einem deutschen Satz englisch bleiben.

Wenn die Umwandlung nicht sofort klappt: Der zuletzt aufgenommene Abschnitt bleibt gespeichert, bis er als Text vorliegt — bereits umgewandelte Abschnitte stehen ohnehin schon in deinem Eingabefeld. Ist der Dienst gerade überlastet, versucht es der Chat automatisch weiter — das Mikrofon-Symbol zeigt dabei einen Ladekreis mit dem Hinweis Automatischer Neuversuch läuft. Schlagen alle Versuche fehl, erscheint die Meldung „Transkription fehlgeschlagen. Der zuletzt aufgenommene Abschnitt bleibt gespeichert — du kannst es später erneut versuchen.” Lädst du die Seite neu oder kommst später wieder, bietet dir eine Meldung mit Jetzt transkribieren die Umwandlung erneut an; nach 24 Stunden wird die Aufnahme verworfen.

Sprachausgabe

Lass dir KI-Antworten vorlesen:

1. Klicke auf das Lautsprecher-Symbol unter einer KI-Antwort
2. Die Wiedergabe startet automatisch
3. Pausiere oder setze die Wiedergabe mit einem weiteren Klick fort

Tipp: Auf dem Smartphone läuft die Wiedergabe im Hintergrund weiter, auch wenn du andere Apps nutzt oder den Bildschirm sperrst.

Hinweis: Die Sprachausgabe ist nur für KI-Antworten verfügbar, nicht für deine eigenen Nachrichten.

Skills per Slash Command aktivieren

Du kannst Skills direkt im Eingabefeld vorladen, indem du / tippst. Es öffnet sich ein Popover mit einer durchsuchbaren Liste aller verfügbaren Skills (Titel und Beschreibung). Der Text nach / filtert die Ergebnisse — z.B. zeigt /trans nur passende Skills wie “Translate” an. Diese Funktion steht dir sowohl beim Symbiofy Assistant als auch bei eigenen SymbioBots zur Verfügung.

So funktioniert es:

1. Tippe / an einer beliebigen Stelle im Eingabefeld — das Popover erscheint
2. Gib optional einen Suchbegriff ein, um die Liste zu filtern
3. Navigiere mit den Pfeiltasten und wähle mit Enter einen Skill aus (oder klicke darauf)
4. Der /-Text wird entfernt und ein Skill-Badge erscheint oberhalb des Eingabefelds
5. Wiederhole den Vorgang, um weitere Skills hinzuzufügen
6. Sende deine Nachricht — die ausgewählten Skills werden automatisch vorab geladen

Tipp: Skill-Badges bleiben über mehrere Nachrichten hinweg aktiv, bis du sie über das X-Symbol entfernst. Mit Escape schliesst du das Popover, ohne einen Skill auszuwählen.

Wissensdatenbank durchsuchen beim Symbiofy Assistant

Der Symbiofy Assistant (der Standard-Assistent ohne ausgewählten SymbioBot) erkennt automatisch, wenn deine Frage firmeninternes Wissen braucht — etwa Formulierungen wie “unser Produkt”, “unsere Marke”, Preisfragen oder interne Prozesse. In diesem Fall lädt er selbstständig den Skill 📚 Wissensdatenbank durchsuchen. Du siehst das am Skill-Badge über dem Eingabefeld; eine Einstellung oder einen Toggle gibt es nicht.

Sobald der Skill geladen ist, hat der Assistent Zugriff auf:

• Die allgemeine Wissensdatenbank (Tab Wissensdatenbank) — gefiltert nach deinen Berechtigungen
• OneDrive- und SharePoint-Dateien, die du im Wissensdatenbank-Tab verknüpft hast
• Marken und Produkte aus dem Firmenkatalog
• Deinen persönlichen Kontext und den Unternehmenskontext, sofern aktiviert
• Chat-Anhänge und Projektdateien der aktuellen Session

Bei allgemeinen Anfragen (Websuche, externe Recherche, reines Weltwissen) wird der Skill nicht geladen — das hält den Kontext schlank und die Antworten schnell. Ist unklar, ob eine Anfrage intern gemeint ist, antwortet der Assistent zuerst mit externem Wissen und bietet an, zusätzlich in der Wissensdatenbank nachzusehen.

Tipp: Du kannst den Skill jederzeit selbst anstossen — etwa mit einer Aufforderung wie “Prüf das bitte in unserer Wissensdatenbank” oder indem du über den Slash-Command gezielt den Skill “Wissensdatenbank durchsuchen” auswählst. SymbioBots sind davon unabhängig: Sie sehen weiterhin nur das Wissen, das ihnen explizit zugewiesen wurde.

Gesprächseinstiege

Viele SymbioBots bieten vordefinierte Gesprächseinstiege, die dir helfen, schnell zu starten. Klicke einfach auf einen der Vorschläge, um die Konversation zu beginnen.

Aktionen während der Konversation

Antworten bearbeiten

Bei jeder KI-Antwort stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

• Kopieren: Kopiert die Antwort in die Zwischenablage (formatiert)
• Vorlesen: Lasse dir die Antwort vorlesen (Text-to-Speech)
• Herunterladen: Exportiere als PDF, DOCX oder CSV (bei Tabellen)
• Erneut generieren: Generiere eine neue Antwort auf die letzte Frage

Generierung stoppen

Während die KI eine Antwort generiert, kannst du den Vorgang jederzeit mit dem Stopp-Button abbrechen.

Fortfahren-Banner bei längeren Aufgaben

Bei besonders umfangreichen Aufgaben — etwa mehrstufigen Recherchen oder komplexen Präsentationen — kann es vorkommen, dass der Assistent eine Zwischenpause einlegt, bevor er fertig ist. In diesem Fall erscheint am Ende der Antwort ein Hinweis Maximale Anzahl an Tool-Ausführungen erreicht. mit einem Fortfahren-Button. Ein Klick darauf setzt die Arbeit genau dort fort, wo der Assistent aufgehört hat — du musst deine Anweisung nicht wiederholen.

Antwortvorschläge

Bei einfachen Ja/Nein- oder Auswahl-Fragen kann der Assistent dir unter seiner Antwort Antwortvorschläge anbieten — kurze, klickbare Schaltflächen (Schnellantworten). Statt selbst zu tippen, klickst du einfach auf den passenden Vorschlag, und der Assistent macht direkt damit weiter. Die Vorschläge verschwinden, sobald du einen anklickst, selbst etwas eintippst oder eine neue Antwort startet. Der Assistent blendet sie automatisch ein, wenn sie sinnvoll sind — eine Einstellung dafür gibt es nicht.

Rückfrageformulare

Für mehrere oder strukturierte Rückfragen zeigt der Assistent ein Formular. Leere Text- und Zahlenfelder enthalten konkrete Vorschläge, und bei Auswahlfeldern steht die vorgeschlagene Option grau im Feld, solange du nichts ausgewählt hast. Wenn du direkt auf Antworten senden klickst, werden diese Vorschläge sowie die erste Option eines Auswahlfelds übernommen. Eigene Eingaben haben immer Vorrang; bei Mehrfachauswahlen und im Feld Anmerkungen wird nichts automatisch ergänzt. Mit der Tab-Taste kannst du den Vorschlag eines fokussierten leeren Textfelds weiterhin einzeln übernehmen.

Generierte Dateien

Während eines Chats sammelt die KI oft mehrere Dateien — ein Diagramm aus der Datenanalyse, ein generiertes Bild, eine Tabelle oder eine ganze Präsentation. Damit du nicht durch den Verlauf nach oben scrollen musst, fasst die Datei-Ablage all diese Ergebnisse an einer Stelle direkt über dem Eingabefeld zusammen.

Die Ablage erscheint automatisch, sobald in der aktuellen Unterhaltung Dateien entstehen — gibt es noch keine, bleibt sie ausgeblendet. Die Kopfzeile zeigt dir mit Generierte Dateien und der Anzahl, wie viele Ergebnisse gesammelt wurden. Über die Kopfzeile klappst du die Leiste auf (Datei-Leiste ausklappen) und wieder ein (Datei-Leiste einklappen); ob die Ablage offen oder geschlossen ist, merkt sich symbiofy für deinen nächsten Besuch. Die neuesten Dateien stehen oben, Duplikate werden automatisch zusammengeführt.

Ergebnisse aus mehreren Unterhaltungen und SymbioFlows findest du gesammelt unter Meine Bibliothek.

Was gesammelt wird

In der Datei-Ablage landen alle Ergebnisse, die die KI im Laufe der Unterhaltung erzeugt:

• Dateien und Diagramme aus der Datenanalyse — zum Beispiel ausgewertete Tabellen oder Charts
• Generierte Bilder aus der Bildgenerierung
• Illustrationen
• Canvas-Dokumente und Präsentationen — die Ergebnisse aus dem Canvas- und dem Präsentations-Tool

Vorschau im Browser

Viele Dateitypen kannst du direkt im Browser ansehen, ohne sie herunterzuladen. Klicke dazu auf eine Zeile oder auf das Augen-Symbol (Vorschau öffnen). Die Vorschau steht für diese Formate zur Verfügung:

• Bilder (PNG, SVG) öffnen sich in einer Lightbox zum Vergrößern
• Tabellen (CSV, Excel) zeigen sich als Tabellenvorschau
• PDF-Dateien öffnen sich in der PDF-Vorschau mit Zoom
• Word-Dokumente (DOCX) erscheinen in der Dokumentvorschau
• PowerPoint-Präsentationen (PPTX) öffnen sich in der Präsentationsvorschau

Bei Dateitypen ohne Vorschau steht nur der Download zur Verfügung.

Herunterladen und Öffnen

Über das Download-Symbol (Herunterladen) lädst du jede Datei einzeln auf dein Gerät.

Canvas-Dokumente und Präsentationen werden beim Herunterladen in ein passendes Dateiformat umgewandelt — bei Präsentationen und Text-Dokumenten kannst du dabei zwischen PDF und dem nativen Format wählen:

Bei Canvas-Dokumenten und Präsentationen findest du zusätzlich die Aktion Öffnen: Damit öffnest du das jeweilige Ergebnis wieder im zugehörigen Bereich (Canvas- bzw. Präsentations-Ansicht), um es weiterzubearbeiten.

Chat-Sichtbarkeit und Teilen

Sichtbarkeitsoptionen

Chat teilen

1. Öffne einen Chat
2. Klicke auf das Teilen-Symbol
3. Stelle die Sichtbarkeit auf “Team”
4. Kopiere den freigegebenen Link

Hinweis: Geteilte Chats können von Teammitgliedern eingesehen, aber nicht bearbeitet oder fortgeführt werden.

KI-Tools

Je nach ausgewähltem SymbioBot stehen verschiedene KI-Tools zur Verfügung:

Recherche-Tools

Pharma- und Medizin-Tools

Kreativ-Tools

Analyse-Tools

Integrationen

Bot-Links

Bot-Links ermöglichen es dir, einen bestimmten SymbioBot direkt über eine URL aufzurufen. Beim Öffnen eines Bot-Links wird automatisch ein neuer Chat mit dem jeweiligen Bot gestartet.

Bot-Link kopieren

In der Bot-Auswahl (Template-Selektor) findest du neben jedem Bot ein Link-Symbol. Klicke darauf, um den Bot-Link in deine Zwischenablage zu kopieren. Die Bestätigung Link wurde kopiert zeigt an, dass der Link erfolgreich kopiert wurde.

Bot-Link verwenden

Wenn du oder ein Teammitglied einen Bot-Link öffnet:

• Ein neuer Chat wird mit dem entsprechenden SymbioBot gestartet
• Der Bot ist im Template-Selektor bereits vorausgewählt
• Die URL im Browser zeigt den Bot-Link an (z.B. /ai-chat/bot/<bot-id>)

Zugriff und Berechtigungen

Bot-Links funktionieren nur innerhalb deiner Organisation. Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Du musst in der gleichen Organisation wie der Bot-Ersteller sein
• Du benötigst mindestens Betrachter-Berechtigung für den SymbioBot
• Bei ungültigen oder nicht zugänglichen Bot-IDs wirst du zur Chat-Startseite weitergeleitet und eine Fehlermeldung wird angezeigt

Tipp: Bot-Links eignen sich hervorragend, um Teammitgliedern den Einstieg mit einem bestimmten SymbioBot zu erleichtern — zum Beispiel in Onboarding-Dokumenten, internen Wikis oder Team-Chats.

Chat-Verlauf

Der Chat-Verlauf in der rechten Seitenleiste ermöglicht dir, auf alle bisherigen Unterhaltungen zuzugreifen. Die Liste ist nach Alter gruppiert (Heute, Gestern, Letzte Woche, Letzter Monat, Älter), der zuletzt bearbeitete Chat steht oben.

Ein Eintrag nennt unter dem Titel den verwendeten SymbioBot. Chats mit dem Symbiofy Assistant bleiben einzeilig — dort gibt es keinen eigenen Bot zu nennen. Den vollständigen Titel und den genauen Zeitpunkt der letzten Bearbeitung zeigt die Infokarte, wenn du mit der Maus über einen Eintrag fährst; auf dem Smartphone erscheinen sie, wenn du den Eintrag gedrückt hältst.

• Suchen: Das Lupen-Symbol öffnet die Chat-Suche (auch per Cmd+K bzw. Strg+K) und durchsucht die Inhalte deiner Chats nach Stichworten
• Filtern: Das Trichter-Symbol grenzt die Liste auf einen SymbioBot ein. Bei aktivem Filter ist das Symbol farbig hervorgehoben, der Tooltip nennt den Bot — Alle SymbioBots setzt ihn zurück
• Nachladen: Angezeigt werden zunächst die 30 neuesten Chats, Weitere Chats laden holt die nächsten nach
• Löschen: Entferne Chats, die du nicht mehr benötigst

Datenschutz-Hinweis

Alle Chat-Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert, nicht für Modelltrainings verwendet und in der EU verarbeitet. Bei der Nutzung externer Tools werden nur die für die Ausführung notwendigen Informationen (z.B. Suchanfragen) an den jeweiligen Dienst übermittelt.

Nächste Schritte

• Erste Schritte - Schnellstart-Anleitung
• Memory - Den Assistenten Wichtiges aus deinen Chats merken lassen
• SymbioBots - Eigene KI-Assistenten erstellen
• Wissensdatenbank - Dokumente für RAG hochladen