Onboarding-Leitfaden

Willkommen bei symbiofy — dieser Leitfaden führt dich durch die wichtigsten ersten Schritte, damit du und dein Team die AI-Toolbox effektiv nutzen können.

Rollen im Onboarding

Nicht jeder Schritt ist für jede Rolle relevant. symbiofy unterscheidet zwei zentrale Rollen für die Einrichtung:

Administratoren haben zusätzlich Zugriff auf den gesamten Konfigurationsbereich. Mehr zu den Rollen findest du unter Administration.

1. Gruppen anlegen und pflegen

Rolle: Administrator

Gruppen bilden die Grundlage für ein übersichtliches Rechtemanagement in symbiofy. Lege Gruppen passend zu deiner internen Teamstruktur an — z. B. nach Abteilung, Marke oder Projekt.

• Erstelle Gruppen unter Administration > Gruppen (siehe Gruppenverwaltung)
• Weise Mitgliedern rollenbasierte Rechte zu: Betrachter, Mitarbeiter oder Verwalter
• Gruppen können gezielt für den Zugriff auf Wissensdatenbank-Inhalte und SymbioBots genutzt werden

Tipp: Plane deine Gruppenstruktur vorab — sie bildet die Grundlage für ein granulares und übersichtliches Rechtemanagement.

2. Marken und Produktinformationen synchronisieren

Rolle: Administrator oder Konfigurationsmanager

Hinterlege deine Marken- und Produktdaten, um SymbioBots mit relevantem Kontextwissen auszustatten.

Marken

Unter Konfiguration > Marken hinterlegst du:

• Name der Marke
• Website-URL
• Beschreibender Kontext

Produkte

Unter Konfiguration > Produkte hinterlegst du:

• PZN (Pharmazentralnummer)
• Beschreibung und Hersteller
• Zugehörige Dokumente: Beipackzettel, Fachinformation (als PDF oder DOCX)

Hinweis: Halte deine Produktinformationen aktuell — veraltete Daten wirken sich direkt auf die Qualität der KI-Ausgaben aus.

3. Unternehmenskontext hinterlegen

Rolle: Administrator oder Konfigurationsmanager

Der Unternehmenskontext versorgt deine SymbioBots mit übergeordnetem Unternehmens- und Teamwissen.

• Hinterlege allgemeine Unternehmensinformationen (z. B. Positionierung, Zielgruppen, Kommunikationsleitlinien)
• Ergänze persönliche Kontextinformationen, um individuelle Ausgaben zu optimieren
• Gut gepflegter Kontext verbessert die Konsistenz und Qualität aller KI-generierten Inhalte spürbar

Mehr dazu, welche Inhalte sich besonders eignen, findest du unter Unternehmenskontext

4. Präsentationen: PPTX und StyleGuide

PowerPoint-Templates werden als Service durch das symbiofy-Team hinterlegt. Stimme dein Template und deinen StyleGuide direkt mit symbiofy ab.

• Fertige Präsentationen stehen als PDF- und PowerPoint-Download zur Verfügung
• Bilder und Designelemente können direkt integriert werden
• Weitere Details findest du unter Präsentationsvorlagen

So startest du: Kontaktiere das symbiofy-Team unter support@symbiofy.ai mit deinem bestehenden Corporate Design, um dein Template einrichten zu lassen.

5. Integrationen verknüpfen

Rolle: Administrator (Aktivierung) — Alle Nutzer (Verbindung)

Verfügbare Integrationen (u. a. Microsoft Outlook, OneDrive, SharePoint) stehen für SymbioBots und SymbioFlows zur Verfügung.

• Administrator: Aktiviert Integrationen unter Administration > Integrationen für das gesamte Team
• Nutzer: Verbinden ihren persönlichen Account in den Einstellungen > Integrationen
• Prüfe gemeinsam mit deinem IT-Team, welche Verbindungen für deine Prozesse sinnvoll sind
• Für Microsoft-Integrationen ist eine vorherige Admin-Zustimmung im Azure Portal erforderlich

Hinweis: Der Umfang verfügbarer Integrationen wird kontinuierlich erweitert. Aktuelle Informationen erhältst du von deinem symbiofy-Ansprechpartner.

Nächste Schritte

• Schnellstart — Starte deinen ersten Chat in wenigen Minuten
• Dein erster SymbioBot — Erstelle deinen eigenen KI-Assistenten
• Wissensdatenbank — Lade Dokumente für die KI-Nutzung hoch

Bei Fragen steht dir das symbiofy-Team jederzeit unter support@symbiofy.ai zur Verfügung.