Onboarding-Leitfaden

Willkommen bei symbiofy — dieser Leitfaden führt dich durch die wichtigsten ersten Schritte, damit du und dein Team die AI-Toolbox effektiv nutzen können.

Öffne Entdecken im Navigationsmenü unter Projekte. Hier siehst du deine persönliche Checkliste. Als Administrator wechselst du mit den Tabs Für dich und Für dein Team zwischen der persönlichen Einrichtung und der Einrichtung für dein Team. Jeder Tab zeigt die Zahl der erledigten Schritte.

Im Tab Für dein Team siehst du alle sechs Schritte, beginnend mit Teammitglieder einladen. Grüne Haken markieren bereits erledigte Schritte; Als Nächstes hebt einen offenen Schritt hervor. Die Einrichtung zeigt den aktuellen Stand und wird getrennt von den ausprobierten Funktionen gezählt.

Jeder Schritt bietet eine passende Aktion, etwa Gruppen verwalten, und ein Buch-Symbol zum Helpcenter. Die Beschriftung erscheint beim Darüberfahren oder per Tastatur; die Anleitung öffnet sich in einem neuen Tab. Ist eine Funktion für dich nicht verfügbar, bleibt ihre Aktion deaktiviert; die Anleitung kannst du weiterhin öffnen. Bei der Präsentationsvorlage öffnet Hilfe anfragen eine E-Mail an das symbiofy-Team.

Unter Funktionen ausprobieren findest du außerdem Wissen hinterlegen, Ein Projekt erstellen und Projekt-Memory aktivieren. Diese Karten zählen zu deinem persönlichen Fortschritt. Sie ergänzen die Einrichtung für dein Team; wann sie als erledigt gelten, erklärt der Schnellstart.

Die grünen Haken bei Funktionen ausprobieren zeigen, was beim Öffnen der Seite vorhanden ist. Auch ältere Ergebnisse zählen, selbst aus der Zeit vor Entdecken. Löschst oder archivierst du ein Ergebnis, kann der Haken wieder verschwinden. Die Checklisten zur Einrichtung erkennen vorhandene Einstellungen und Inhalte ebenfalls sofort.

Daten analysieren wird nach einer erfolgreichen Datenauswertung oder Datenvisualisierung abgehakt. Das reine Erstellen oder Konvertieren einer Datei genügt dafür nicht. Für Dokumente erstellen zählt ein gespeichertes Textdokument mit Inhalt im Editor oder eine erfolgreich erzeugte Word-Datei (DOC/DOCX) oder PDF-Datei als Download in einem deiner Chats – auch als Ergebnis einer Datenanalyse. Ein Upload zählt nicht.

Rollen im Onboarding

Nicht jeder Schritt ist für jede Rolle relevant. symbiofy unterscheidet zwei zentrale Rollen für die Einrichtung:

Administratoren haben zusätzlich Zugriff auf den gesamten Konfigurationsbereich. Mehr zu den Rollen findest du unter Administration.

Teammitglieder einladen

Rolle: Administrator

Klicke in der Checkliste auf Team einladen, um den Einladungsdialog direkt in Entdecken zu öffnen. Auch nach einem erledigten Schritt kannst du darüber weitere Teammitglieder einladen. Wie du Einladungen verschickst, erklärt die Benutzerverwaltung. Der Schritt ist erledigt, sobald ein weiteres Teammitglied zur Organisation gehört oder eine gültige Einladung vorliegt.

1. Gruppen anlegen und pflegen

Rolle: Administrator

Gruppen bilden die Grundlage für ein übersichtliches Rechtemanagement in symbiofy. Lege Gruppen passend zu deiner internen Teamstruktur an — z. B. nach Abteilung, Marke oder Projekt.

Der Schritt Gruppen anlegen ist erledigt, sobald eine zusätzliche eigene Gruppe vorhanden ist. Die automatisch angelegte Gruppe mit dem Namen deiner Organisation und die Support-Gruppe zählen dabei nicht.

• Erstelle Gruppen unter Administration > Gruppen (siehe Gruppenverwaltung)
• Weise Mitgliedern rollenbasierte Rechte zu: Betrachter, Mitarbeiter oder Verwalter
• Gruppen können gezielt für den Zugriff auf Wissensdatenbank-Inhalte und SymbioBots genutzt werden

Tipp: Plane deine Gruppenstruktur vorab — sie bildet die Grundlage für ein granulares und übersichtliches Rechtemanagement.

2. Marken und Produkte hinterlegen

Rolle: Administrator oder Konfigurationsmanager

Hinterlege deine Marken- und Produktdaten, um SymbioBots mit relevantem Kontextwissen auszustatten.

Marken

Unter Konfiguration > Marken hinterlegst du:

• Name der Marke
• Website-URL
• Beschreibender Kontext

Produkte

Unter Konfiguration > Produkte hinterlegst du:

• Varianten mit jeweils einer SKU (PZN)
• Beschreibung und Hersteller
• Zugehörige Dokumente: Beipackzettel, Fachinformation (als PDF oder DOCX)

Hinweis: Halte deine Produktinformationen aktuell — veraltete Daten wirken sich direkt auf die Qualität der KI-Ausgaben aus.

3. Unternehmenskontext hinterlegen

Rolle: Administrator oder Konfigurationsmanager

Der Unternehmenskontext versorgt deine SymbioBots mit übergeordnetem Unternehmens- und Teamwissen.

• Hinterlege allgemeine Unternehmensinformationen (z. B. Positionierung, Zielgruppen, Kommunikationsleitlinien)
• Ergänze persönliche Kontextinformationen, um individuelle Ausgaben zu optimieren
• Gut gepflegter Kontext verbessert die Konsistenz und Qualität aller KI-generierten Inhalte spürbar

Mehr dazu, welche Inhalte sich besonders eignen, findest du unter Unternehmenskontext

4. Präsentationen: PPTX und StyleGuide

PowerPoint-Templates werden als Service durch das symbiofy-Team hinterlegt. Stimme dein Template und deinen StyleGuide direkt mit symbiofy ab.

Der Schritt wird als erledigt angezeigt, sobald eine Präsentationsvorlage für deine Organisation hinterlegt ist.

• Fertige Präsentationen stehen als PDF- und PowerPoint-Download zur Verfügung
• Bilder und Designelemente können direkt integriert werden
• Weitere Details findest du unter Präsentationsvorlagen

So startest du: Klicke in der Checkliste auf Hilfe anfragen, um eine E-Mail an support@symbiofy.ai zu öffnen. Schicke dem symbiofy-Team dein bestehendes Corporate Design, um dein Template einrichten zu lassen.

5. Integrationen verknüpfen

Rolle: Administrator (Aktivierung) — Alle Nutzer (Verbindung)

Verfügbare Integrationen (u. a. Microsoft Outlook, OneDrive, SharePoint) stehen für SymbioBots und SymbioFlows zur Verfügung.

In Entdecken heißt der Einrichtungsschritt für Administratoren Integrationen für das Team freischalten. Deine persönliche Verbindung richtest du mit Integrationen verbinden in deiner persönlichen Checkliste ein. Sie ist freiwillig.

Die Anzeige … von … aktiviert zählt die freigeschalteten Dienste im Verhältnis zu allen Karten unter Direkte Integrationen. Sobald mindestens ein Dienst aktiviert ist, erscheint der grüne Haken; die Anzahl bleibt sichtbar. Dateiübertragungsserver und MCP-Verbindungen zählen hier nicht mit.

Bei Integrationen verbinden zeigt … von … verbunden, wie viele der aktuell aktivierten und für dich freigegebenen direkten Integrationen du verbunden hast. Mindestens eine solche Verbindung setzt den Haken; die Anzahl bleibt sichtbar. Deaktivierte Dienste oder entzogene Freigaben zählen nicht mehr mit. Ist keine Integration verfügbar, erscheint Noch keine Integrationen für dich freigegeben. Der Schritt bleibt offen, wird aber nicht als Als Nächstes hervorgehoben. Über Integrationen ansehen öffnest du trotzdem deine Integrationseinstellungen.

• Administrator: Aktiviert Integrationen unter Administration > Integrationen für das gesamte Team
• Nutzer: Verbinden ihren persönlichen Account in den Einstellungen > Integrationen
• Prüfe gemeinsam mit deinem IT-Team, welche Verbindungen für deine Prozesse sinnvoll sind
• Für Microsoft-Integrationen ist eine vorherige Admin-Zustimmung im Azure Portal erforderlich

Hinweis: Der Umfang verfügbarer Integrationen wird kontinuierlich erweitert. Aktuelle Informationen erhältst du von deinem symbiofy-Ansprechpartner.

Nächste Schritte

• Schnellstart — Starte deinen ersten Chat in wenigen Minuten
• Dein erster SymbioBot — Erstelle deinen eigenen KI-Assistenten
• Wissensdatenbank — Lade Dokumente für die KI-Nutzung hoch

Bei Fragen steht dir das symbiofy-Team jederzeit unter support@symbiofy.ai zur Verfügung.