SymbioBots

SymbioBots sind individualisierbare KI-Assistenten, die du erstellen und konfigurieren kannst, um spezifische Aufgaben zu erledigen.

Was sind SymbioBots?

SymbioBots sind vorkonfigurierte KI-Chat-Assistenten, die du auf deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst. Ein Bot definiert wer die KI ist (Persönlichkeit, Ton, Kontext) — Skills definieren wie sie arbeitet (Prozesse, Anleitungen, Tools).

Sie kombinieren:

• Individuelle Prompts: Definiere Persönlichkeit und Verhalten deines KI-Assistenten
• Skills: Weise wiederverwendbare Fähigkeiten zu, die festlegen wie Aufgaben erledigt werden
• Wissensdatenbanken: Verbinde Dokumente und Inhalte für kontextbezogene KI-Antworten
• Marken- und Produktinformationen: Nutze zentral konfigurierte Unternehmensdaten als Kontext
• Gesprächseinstiege: Vordefinierte Prompts, um Nutzern den Einstieg zu erleichtern

SymbioBots verwalten

SymbioBots finden

Auf der Übersichtsseite kannst du deine SymbioBots durchsuchen und filtern:

• Suchfeld: Durchsuche SymbioBots nach Namen
• Filter: Filtere nach Privat, Geteilt, Symbiofy (vorgefertigte Bots) oder Favoriten

SymbioBot-Karten

Jede SymbioBot-Karte zeigt:

• Name und Beschreibung: Titel und Kurzbeschreibung des Bots
• Freigabestatus: Privat oder Geteilt
• Berechtigungen: Deine Rolle (Besitzer, Verwalter, Bearbeiter, Betrachter)
• Externe Tools: Hinweis ob externe Dienste verwendet werden
• Version: Falls versioniert, die aktuelle Versionsnummer
• Tool-Icons: Welche Tools aktiviert sind
• Ersteller/Validator: Wer den Bot erstellt oder validiert hat

Einen SymbioBot erstellen

1. Navigiere zu Konfiguration > SymbioBots
2. Klicke auf SymbioBot erstellen
3. Folge dem 3-Schritte-Wizard

Schritt 1: Beschreibung & Prompt

In diesem Schritt definierst du die Grundlagen deines SymbioBots:

Name und Beschreibung

• Name des SymbioBots: Wähle einen kurzen, aussagekräftigen Namen (z.B. “Marketing-Assistent”, “Excel-Guru”, “Rechts-Berater”)
• Beschreibung: Erkläre in 2-3 Sätzen die Hauptaufgaben und besonderen Fähigkeiten

Systemprompt

Du hast zwei Möglichkeiten, den Systemprompt zu erstellen:

KI-Generierung (empfohlen)

• Gib Name und Beschreibung ein
• Klicke auf Prompt generieren
• Die KI erstellt automatisch einen optimierten Systemprompt basierend auf deinen Angaben

Manuell schreiben

• Wechsle zum Tab Manuell schreiben
• Erstelle oder füge deinen eigenen Systemprompt ein

Prompt verfeinern

Nachdem ein Prompt generiert wurde, kannst du ihn mit dem KI-Assistenten für Prompt-Anpassung verfeinern:

• Gib Anweisungen ein wie “Mache den Ton freundlicher” oder “Füge Expertise in Marketing hinzu”
• Nutze die Schnellvorschläge: Freundlicher Ton, Mehr Details, Strukturierter, Mehr Expertise

Gesprächseinstiege (optional)

Füge bis zu 4 Beispiel-Nachrichten hinzu, mit denen Nutzer das Gespräch beginnen können. Diese erscheinen als anklickbare Vorschläge im Chat.

Schritt 2: Skills & Tools

In diesem Schritt definierst du die Fähigkeiten deines Bots. Skills und Tools werden gemeinsam nach Kategorien gruppiert angezeigt:

• Skills: Bündeln mehrere Tools und Anweisungen zu einer Fähigkeit. Die Tools aller ausgewählten Skills werden automatisch aktiviert.
• Tools: Einzelne Funktionen, die du zusätzlich direkt aktivieren kannst.

KI-Vorschläge

Klicke auf Skills vorschlagen bzw. Vorschläge, um die KI automatisch passende Skills oder Tools für deinen Prompt vorschlagen zu lassen.

Externe Dienste

Tools, die externe Dienste nutzen, werden mit einem Hinweis angezeigt. Beim Aktivieren erscheint ein Bestätigungsdialog, der erklärt welche Daten verarbeitet werden.

Präsentationsvorlagen

Wenn du das Präsentationen-Tool aktivierst, kannst du optional eine Präsentationsvorlage auswählen. Diese definiert das Layout für generierte Präsentationen.

Schritt 3: Kontext & Wissen

Konfiguriere das Wissen, das dein SymbioBot als Kontext verwenden soll. Dieser Schritt zeigt alle Einstellungen in einer einzigen Ansicht mit drei Bereichen:

Kontext

Im Bereich Kontext legst du fest, welche kontextuellen Informationen der Bot nutzen darf. Die Einstellungen werden in einem kompakten Panel angezeigt:

• Marken & Produkte (Schalter): Aktiviert oder deaktiviert die Nutzung zentral konfigurierter Marken- und Produktinformationen als Kontext
• Persönlicher Kontext (Dropdown): Steuert, ob der Bot auf deinen persönlichen Kontext zugreifen darf
• Unternehmenskontext (Dropdown): Steuert, ob der Bot auf den Unternehmenskontext zugreifen darf

Für den persönlichen und den Unternehmenskontext gibt es jeweils drei Optionen:

Wenn Globale Einstellung ausgewählt ist, zeigt ein Statusindikator neben der Einstellung an, ob der Kontext aktuell aktiviert oder deaktiviert ist (z.B. “Aktuelle Einstellung: aktiviert”).

Wissensdatenbank

Im Bereich Wissensdatenbank kannst du Wissensquellen für deinen Bot auswählen. Klicke auf Wissen auswählen, um die Auswahl zu starten. Die aktuelle Ansicht wird durch eine Wissenstabelle ersetzt, in der du Einträge aus der allgemeinen Wissensdatenbank auswählen kannst. Bestätige deine Auswahl, um zur Hauptansicht zurückzukehren.

Bot-exklusive Quellen

Am Ende des Schritts findest du den Link Bot-exklusive Quellen. Klicke darauf, um den Bereich aufzuklappen. Falls bereits Quellen vorhanden sind, zeigt der Link die Anzahl der Dateien an (z.B. “Bot-exklusive Quellen (3 Dateien)”).

Im aufgeklappten Bereich kannst du spezifische Inhalte nur für diesen SymbioBot hinzufügen:

• URLs: Füge einzelne Webseiten hinzu, die als Kontext eingelesen werden (nur die angegebene Seite, nicht die gesamte Website)
• Dokumente: Lade Dokumente hoch, die indiziert und als Kontext genutzt werden

Hinweis: Wenn Wissensquellen ausgewählt werden, wird das Knowledge Base Tool automatisch aktiviert.

SymbioBot bearbeiten

1. Öffne das Menü einer SymbioBot-Karte (drei Punkte)
2. Wähle Bearbeiten
3. Bearbeite die gewünschten Einstellungen im Wizard
4. Klicke auf SymbioBot aktualisieren

SymbioBot teilen

Du kannst SymbioBots mit anderen Nutzern in deiner Organisation teilen:

1. Öffne das Menü einer SymbioBot-Karte
2. Wähle Teilen oder Zugriff verwalten
3. Füge Nutzer hinzu und weise Berechtigungen zu:
   • Besitzer: Volle Kontrolle
   • Verwalter: Kann vollständig verwalten
   • Bearbeiter: Kann bearbeiten
   • Betrachter: Kann nur anzeigen und nutzen

Bot-Link teilen

Du kannst einen direkten Link zu einem SymbioBot kopieren und mit Teammitgliedern teilen. Über diesen Link wird sofort ein neuer Chat mit dem entsprechenden Bot gestartet.

So kopierst du einen Bot-Link:

1. Öffne im AI Chat die Bot-Auswahl (Template-Selektor)
2. Klicke neben dem gewünschten Bot auf das Link-Symbol (Bot-Link kopieren)
3. Der Link wird in deine Zwischenablage kopiert und die Bestätigung Link wurde kopiert erscheint

Der kopierte Link hat das Format https://my.symbiofy.ai/ai-chat/bot/<bot-id> und kann direkt an Teammitglieder weitergegeben werden — zum Beispiel per E-Mail, Chat oder in internen Dokumentationen.

Hinweis: Der Link funktioniert nur für Nutzer innerhalb deiner Organisation, die Zugriff auf den jeweiligen SymbioBot haben. Nutzer ohne Berechtigung werden zur Chat-Startseite weitergeleitet und sehen eine Fehlermeldung.

SymbioBot versionieren

Versionierung ermöglicht es dir, Änderungen nachzuverfolgen und frühere Versionen wiederherzustellen:

1. Öffne das Menü einer SymbioBot-Karte
2. Wähle Versionieren
3. Wähle den Versionstyp:
   • Major: Für größere Änderungen (z.B. 1.0 -> 2.0)
   • Minor: Für kleinere Änderungen (z.B. 1.0 -> 1.1)
4. Füge optional einen Kommentar hinzu
5. Bestätige mit Versionieren

Hinweis: Nach dem Versionieren zeigt der Badge auf der Karte die aktuelle Version an. Unversionierte Änderungen werden mit einem Hinweis markiert.

SymbioBot als Favorit markieren

Klicke auf das Herz-Symbol auf einer SymbioBot-Karte, um den Bot zu deinen Favoriten hinzuzufügen. Favoriten können über den Filter “Favoriten” schnell gefunden werden.

SymbioBot löschen

1. Öffne das Menü einer SymbioBot-Karte (drei Punkte)
2. Wähle Löschen
3. Bestätige mit Ja, bitte löschen

Hinweis: Bestehende Chats bleiben erhalten und werden dem Symbiofy Assistenten zugeordnet. In der Bot-Auswahl wird ein „Gelöscht”-Badge mit dem ursprünglichen Bot-Namen angezeigt, bis du einen neuen Bot auswählst. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mit einem SymbioBot chatten

Es gibt mehrere Wege, einen Chat mit einem SymbioBot zu starten:

1. Karte anklicken: Klicke auf eine SymbioBot-Karte, um direkt zum Chat zu gelangen
2. Chatten-Button: Klicke auf den “Chatten”-Button auf einer Karte
3. Im AI Chat: Wähle einen SymbioBot in der Template-Auswahl des AI Chats
4. Bot-Link: Öffne einen direkten Bot-Link (z.B. https://my.symbiofy.ai/ai-chat/bot/<bot-id>), um sofort einen neuen Chat mit dem Bot zu starten

Anwendungsfälle

Tipps

• Beginne mit einem klaren Namen und einer aussagekräftigen Beschreibung - die KI-Prompt-Generierung liefert dann bessere Ergebnisse
• Nutze die KI Tool-Vorschläge, um passende Tools für deinen Anwendungsfall zu finden
• Aktiviere Marken- und Produktinformationen, wenn der Bot Unternehmenswissen nutzen soll
• Nutze den persönlichen Kontext, damit der Bot deinen Schreibstil und deine Vorlieben kennt
• Setze den Unternehmenskontext auf “Immer”, wenn ein Bot stets die Unternehmensrichtlinien beachten soll
• Versioniere wichtige SymbioBots, um Änderungen nachverfolgen zu können
• Teile bewährte SymbioBots mit deinem Team

Nächste Schritte

• Skills - Wiederverwendbare Fähigkeiten erstellen und verwalten
• Tools - Alle verfügbaren Tools im Detail
• AI Chat - Lerne mehr über die Chat-Funktionen
• Wissensdatenbank - Dokumente für RAG hochladen und verwalten