Outlook Mail

Die Outlook Mail-Integration gibt dir lesenden Zugriff auf deine Outlook-E-Mails mit umfangreichen Filter- und Suchfunktionen direkt im AI Chat. Du kannst dein Postfach durchsuchen, einzelne E-Mails öffnen lassen und gezielt nach Absender, Empfänger, Datum oder Stichworten filtern.

Funktionen

• Ordner auflisten — Sieh dir deine E-Mail-Ordnerstruktur an
• E-Mails lesen — Rufe den Inhalt einzelner E-Mails ab
• E-Mails suchen — Durchsuche dein Postfach nach bestimmten Kriterien
• E-Mails zählen — Lasse dir die Anzahl von E-Mails anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen
• Filterung — Filtere E-Mails nach Absender, Empfänger, Datum, Ungelesen-Status oder Anhängen
• Kombinierte Filter — Kombiniere mehrere Filterkriterien für präzise Ergebnisse
• Gemeinsame Postfächer — Greife auf Shared Mailboxes zu, für die du Berechtigung hast

Beispiel-Prompts

• “Zeig mir meine ungelesenen E-Mails”
• “Wie viele E-Mails habe ich diese Woche von max@firma.com erhalten?”
• “Zeig mir die neuesten E-Mails im Postfach support@firma.com”
• “Suche nach E-Mails mit Anhängen zum Thema Rechnung”
• “Welche E-Mails habe ich gestern von der Geschäftsführung bekommen?”
• “Zeig mir alle ungelesenen E-Mails im Ordner Projekte”

Gemeinsame Postfächer (Shared Mailboxes)

Du kannst auch auf gemeinsame Postfächer (Shared Mailboxes) zugreifen, z. B. support@firma.com oder info@firma.com. Nenne einfach die E-Mail-Adresse des gemeinsamen Postfachs in deinem Prompt.

Voraussetzung: Du benötigst eine delegierte Berechtigung für das gemeinsame Postfach in Azure AD.

Voraussetzungen

• Microsoft Work- oder School-Account (persönliche Microsoft-Konten werden nicht unterstützt)
• Admin-Zustimmung wurde von einem Microsoft 365-Administrator erteilt
• Die Integration wurde von einem Administrator in symbiofy aktiviert
• Du hast deinen Microsoft-Account in den Einstellungen verbunden

Einschränkungen

• Nur Lesezugriff — Outlook Mail ist eine reine Lese-Integration. Senden, Verschieben oder Weiterleiten von E-Mails ist über die symbiofy-Integration nicht möglich.
• Maximal 50 E-Mails pro Anfrage — Pro Abruf werden bis zu 50 E-Mails verarbeitet

Als Workflow-Auslöser (Shared Mailbox)

Du kannst eine eingehende E-Mail in einem gemeinsamen Postfach (Shared Mailbox) auch als Auslöser für einen SymbioFlow nutzen. Dazu wählst du beim Auslöser deines Workflows das Ereignis Neue E-Mail (Shared Mailbox). Sobald eine neue E-Mail in dem von dir angegebenen Postfach eingeht, startet der Workflow automatisch.

Ein typischer Anwendungsfall: Alle Rechnungen laufen in einem gemeinsamen Postfach wie rechnung@firma.de auf. Mit dem Auslöser kannst du jede neue Rechnung automatisch weiterleiten, von einem SymbioBot auswerten oder als Aufgabe anlegen lassen — ohne dass jemand das Postfach manuell im Blick behalten muss.

Wichtig — nicht zu verwechseln mit dem Chat-Zugriff: Der oben beschriebene Zugriff auf gemeinsame Postfächer im AI Chat nutzt eine delegierte Leseberechtigung. Der Workflow-Auslöser braucht dagegen Vollzugriff (Full Access) auf das Postfach. Das sind zwei unterschiedliche Berechtigungen.

Voraussetzungen

• Die Outlook-Mail-Integration ist verbunden (siehe Voraussetzungen oben).
• Du hast Vollzugriff (Full Access) auf das gemeinsame Postfach. Diese Berechtigung vergibt der Microsoft 365-Administrator deiner Organisation. Fehlt der Vollzugriff, meldet symbiofy dies bereits beim Veröffentlichen des Workflows — der Auslöser wird dann nicht aktiviert.

Auslöser konfigurieren

1. Öffne im Workflow-Builder die Auslöser-Node und wähle das Ereignis Neue E-Mail (Shared Mailbox).
2. Trage unter Shared-Mailbox-Adresse die E-Mail-Adresse des gemeinsamen Postfachs ein (z.B. rechnung@firma.de).
3. Optional kannst du weitere Filter setzen, damit der Workflow nur für bestimmte E-Mails startet:
   • Ordner — nur E-Mails in einem bestimmten Ordner (z.B. Posteingang)
   • Absender-Adresse — nur E-Mails von einer bestimmten Adresse
   • Absender-Domain — nur E-Mails von einer bestimmten Domain (z.B. firma.de)
   • Betreff enthält — nur E-Mails, deren Betreff einen bestimmten Text enthält
   • Wichtigkeit — nur E-Mails mit niedriger, normaler oder hoher Wichtigkeit
   • Hat Anhänge — nur E-Mails mit bzw. ohne Anhänge

Wann der Auslöser greift

• Erkennung erfolgt per Abruf, nicht sofort. symbiofy prüft das Postfach regelmäßig auf neue Nachrichten — eine neue E-Mail wird in der Regel innerhalb von 5 Minuten erkannt und startet den Workflow.
• Nur E-Mails, die nach der Aktivierung eingehen. Der Auslöser reagiert ausschließlich auf E-Mails, die eingehen, nachdem du den Workflow aktiviert hast. Bereits vorhandene E-Mails im Postfach lösen keinen Workflow aus.

Daten der E-Mail in Folgeschritten nutzen

Die Felder der auslösenden E-Mail stehen allen nachfolgenden Nodes deines Workflows als Datenfelder zur Verfügung. Du kannst sie per Drag & Drop aus dem Panel Verfügbare Daten in Textfelder deiner Actions einfügen. Die Feldnamen im Panel sind auf Englisch beschriftet — achte deshalb auf die englischen Begriffe:

• Subject (Betreff)
• Body Preview (Textvorschau)
• Sender Email (Absender-Adresse)
• Sender Name (Absender-Name)
• Recipients (Empfänger)
• Received At (Empfangen am)
• Importance (Wichtigkeit)
• Is Read (Gelesen-Status)
• Has Attachments (Hat Anhänge)
• Shared Mailbox (Adresse des Postfachs)

So kannst du etwa den Betreff einer eingehenden Rechnung in eine Weiterleitung übernehmen oder den Absender in einer KI-Node auswerten lassen.