In Wissensdatenbank ablegen

Die Node In Wissensdatenbank ablegen legt Dateien aus vorherigen Schritten dauerhaft in einem Ordner deiner Wissensdatenbank ab. Du findest sie im Workflow-Builder in der Node-Palette unter Aktionen → Daten.

Dateien, die in einem Workflow-Lauf entstehen oder ankommen, sind sonst nur für diesen Lauf da. Mit dieser Node landen sie als ganz normale Einträge in der Wissensdatenbank: Sie werden verarbeitet wie ein eigener Upload, sind über die Suche auffindbar und stehen deinen SymbioBots zur Verfügung.

Typischer Ablauf: Du lädst beim manuellen Start ein gescanntes PDF hoch, in dem mehrere Verträge hintereinander stecken. Ein KI-Schritt mit dem Werkzeug Datenanalyse teilt es in einzelne Verträge auf, und die Node In Wissensdatenbank ablegen legt jeden Vertrag als eigene Datei in deinem Ordner „Verträge” ab — dort ist er anschließend nach seinem Inhalt durchsuchbar. Genauso funktioniert es mit E-Mail-Anhängen aus einem E-Mail-Auslöser.

Voraussetzungen

Die Wissensdatenbank muss für dein Konto freigeschaltet sein. Ohne sie erscheint die Node nicht in der Palette.
Du brauchst einen Ordner in der Wissensdatenbank, den du bearbeiten darfst — einen eigenen oder einen, der mit Bearbeitungsrechten mit dir geteilt ist.
Für Ordner im Unternehmenskontext oder in MedResponse brauchst du zusätzlich Konfigurationsrechte, also in der Regel die Rolle eines Administrators deiner Organisation.

Eine Integration musst du nicht verbinden — die Node schreibt direkt in die Wissensdatenbank der Plattform.

Alle Punkte werden bei jedem Lauf erneut geprüft. Verlierst du später die Bearbeitungsrechte auf den Ordner, wird er gelöscht oder fallen deine Konfigurationsrechte weg, schlägt der nächste Lauf fehl — auch wenn der Workflow längst veröffentlicht ist.

Wer die Dateien ablegt — und wer sie sieht

Der Lauf legt die Dateien als Workflow-Besitzer ab. Wer den Ordner sehen darf, sieht auch die abgelegten Dateien.

Das gilt für alle Startarten: manuell, Test im Editor, Zeitplan und ereignisbasierte Auslöser. Die Rechte auf den Zielordner werden deshalb immer für den Besitzer des Workflows geprüft, nicht für die Person, die den Lauf startet.

Die abgelegten Dateien übernehmen die Freigaben des Ordners. Ist der Ordner mit Kolleginnen, Kollegen oder Gruppen geteilt, können diese die Dateien sofort öffnen und durchsuchen. Überlege dir deshalb vor dem Veröffentlichen kurz, ob die Dokumente, die dein Workflow verarbeitet, für alle mit Zugriff auf den Ordner bestimmt sind.

Konfiguration

Zielordner

Klicke unter Zielordner auf Wissen auswählen. Es öffnet sich die Auswahl deiner Wissensdatenbank mit allen Bereichen: Wissensdatenbank, Persönlicher Kontext, Unternehmenskontext und MedResponse. Wähle dort genau einen Ordner aus.

Auswählbar sind nur Ordner, die du bearbeiten darfst. Einzelne Dateien, nur lesbare Ordner und — ohne Konfigurationsrechte — Ordner im Unternehmenskontext oder in MedResponse lassen sich nicht anhaken. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint der Hinweis Wähle einen Ordner, den du bearbeiten darfst.
Pro Node gibt es genau einen Zielordner. Wählst du einen anderen aus, ersetzt er den bisherigen.
Unterordner legt die Node nicht an. Brauchst du eine feinere Ablage, lege den Ordner vorher in der Wissensdatenbank an.

Gespeichert wird der Ordner selbst, nicht sein Name. Benennst du ihn später um oder verschiebst ihn, legt der Workflow weiterhin dort ab.

Wird der Ordner später gelöscht oder archiviert, oder darfst du dort keine Dateien mehr ablegen, zeigt der Editor das an, bevor ein Lauf scheitert: Das Warnsymbol an der Node und der Hinweis unter Zielordner nennen den Ordner — Der Zielordner „…“ ist nicht mehr verfügbar. Wähle dann einen anderen Ordner aus.

Dateien

Ziehe Datei-Ausgaben vorheriger Schritte in das Feld Dateien (Ziehe Datei-Ausgaben vorheriger Schritte hierher). Ist noch kein Schritt verbunden, der Dateien erzeugt, steht dort stattdessen Verbinde einen Schritt, der Dateien erzeugt, um Dateien auszuwählen.

Jede übergebene Datei wird zu einem eigenen Eintrag im Zielordner und behält ihren ursprünglichen Dateinamen.

Was du ablegen kannst — und was nicht

Ablegen kannst du:

Dateien aus einem Auslöser, die beim Start manuell hochgeladen wurden
E-Mail-Anhänge aus einem E-Mail-Auslöser (dafür muss beim Auslöser Anhänge herunterladen aktiviert sein)
Dateien, die ein KI-Schritt mit dem Werkzeug Datenanalyse erzeugt hat, z.B. ein aufgeteiltes PDF oder ein CSV-Export
von der KI erzeugte Bilder
Dateien, die eine Datei-Server-Node gelesen hat

Nicht ablegen kannst du von der KI geschriebene Dokumente (Canvas-Seiten) und Präsentationen. Sie sind keine Dateien, sondern werden in der Plattform erst bei Bedarf dargestellt. Ziehst du so etwas in das Feld, weist der Editor den Eintrag mit einem Hinweis ab, und auch das Veröffentlichen wird abgelehnt. Soll ein Ergebnis der KI in der Wissensdatenbank landen, lass den KI-Schritt stattdessen mit dem Werkzeug Datenanalyse eine echte Datei erzeugen.

Was mit den Dateien passiert

Jede Datei wird so verarbeitet, als hättest du sie selbst in die Wissensdatenbank hochgeladen:

Der Text wird extrahiert und für die Suche und deine SymbioBots aufbereitet.
Gescannte PDFs werden per Texterkennung durchsuchbar gemacht. Bei Scans dauert das pro Datei etwas länger.
Bilder und HTML-Dateien werden gespeichert, aber nicht nach ihrem Inhalt durchsuchbar gemacht — genau wie beim normalen Upload. In der Ergebniskarte stehen sie mit dem Zusatz nicht durchsuchbar.

Bis zu fünf Dateien werden gleichzeitig verarbeitet. Nach dem Ablegen erscheinen die Dateien sofort im Ordner; bis sie über die Suche gefunden werden, kann es noch einen Moment dauern. Den Fortschritt siehst du wie gewohnt am Verarbeitungsstatus in der Wissensdatenbank.

Welche Dateitypen unterstützt werden, steht unter Unterstützte Dateitypen. Passt der Inhalt einer Datei nicht zu ihrer Endung, wird sie abgelehnt.

Grenzen

Höchstens 20 Dateien pro Lauf. Die Grenze gilt für die Dateien, die tatsächlich ankommen: Eine einzelne Ausgabe (etwa alle Dateien eines KI-Schritts) kann mehrere Dateien enthalten. Kommen in einem Lauf mehr als 20 zusammen, legt der Schritt keine davon ab und schlägt fehl.
Höchstens 20 MB pro Datei. Größere Dateien werden abgewiesen, nicht gekürzt — dieselbe Grenze wie beim Hochladen in die Wissensdatenbank.
Genau ein Zielordner pro Node.

Keine Dublettenprüfung

Die Node prüft nicht, ob eine Datei schon im Ordner liegt. Läuft der Workflow erneut mit denselben Dateien, entstehen zusätzliche Einträge — auch mit demselben Namen. Überflüssige Einträge verschiebst oder löschst du in der Wissensdatenbank.

Wenn etwas schiefgeht

Schlägt mindestens eine Datei fehl, gilt der Schritt insgesamt als fehlgeschlagen: Alle nachfolgenden Schritte werden übersprungen und der Lauf endet mit einem Fehler. So verschickt z.B. eine nachfolgende E-Mail-Node nie die Meldung „alles abgelegt”, obwohl Verträge fehlen. Bereits abgelegte Dateien bleiben im Ordner — es wird nichts rückgängig gemacht.

Die Ergebniskarte in den Ausführungsdetails zeigt beide Seiten. Bei Erfolg steht dort, wie viele Dateien in welchem Ordner abgelegt wurden, sonst Ablage fehlgeschlagen bzw. wie viele Dateien abgelegt und wie viele fehlgeschlagen sind. Darunter siehst du die abgelegten Dateien und die fehlgeschlagenen jeweils mit ihrem Grund, zum Beispiel:

Dateityp nicht unterstützt, Datei zu groß oder Inhalt passt nicht zur Endung
Die Datei überschreitet das Größenlimit
Die Quelldatei konnte nicht geladen werden
Die Datei konnte nicht gespeichert werden – sie liegt eventuell trotzdem schon im Ordner — schau in diesem Fall im Ordner nach, bevor du den Lauf wiederholst
Übersprungen: Die Zeit des Schritts war vor dieser Datei aufgebraucht

Wenn du einen fehlgeschlagenen Lauf wiederholst, werden alle Dateien erneut abgelegt, auch die, die beim ersten Mal schon geklappt haben. Räume doppelte Einträge danach in der Wissensdatenbank auf.

Zeitlimit bei vielen Dateien

Nach rund vier Minuten beginnt der Schritt keine neue Datei mehr. Dateien, die bis dahin nicht an der Reihe waren, werden als Übersprungen aufgeführt, und der Schritt gilt als fehlgeschlagen. So bleibt erhalten, welche Dateien bereits im Ordner liegen.

Beachte beim Testen im Editor: Ein Testlauf hat für den gesamten Workflow höchstens 300 Sekunden. Ein großer Stapel — etwa viele gescannte Verträge zusammen mit einem vorgelagerten KI-Schritt — passt deshalb unter Umständen nicht in einen Testlauf, obwohl die veröffentlichte Version ihn schafft. Teste mit wenigen Dateien und lass die großen Stapel über die veröffentlichte Version laufen.

Fehler vor der ersten Datei

Einige Probleme stoppen den Schritt, bevor überhaupt eine Datei abgelegt wird. Die Ergebniskarte nennt dann den Grund, z.B.:

Der Zielordner existiert nicht mehr oder das Konto, das diesen Workflow ausführt, darf dort keine Dateien ablegen — wähle einen anderen Ordner oder lass dir die Bearbeitungsrechte wieder geben.
Die Wissensdatenbank ist für das Konto, das diesen Workflow ausführt, nicht freigeschaltet
Die verbundenen Schritte haben in diesem Lauf keine Dateien erzeugt — z.B. weil eine E-Mail ohne Anhang ankam oder die KI keine Datei erzeugt hat.
Es wurden mehr Dateien übergeben, als ein Lauf ablegen kann — mehr als 20 Dateien in einem Lauf.

Ausgabe

Für nachfolgende Schritte stellt die Node diese Felder bereit:

Wissens-IDs — die IDs aller in der Wissensdatenbank abgelegten Dateien
Abgelegte Dateien — ID, Name und Indexierungsstatus jeder abgelegten Datei
Zielordner — ID und Name des Ordners, in dem die Dateien abgelegt wurden

Veröffentlichen

Der Schritt lässt sich jederzeit unvollständig als Entwurf speichern. Veröffentlichen ist dagegen erst möglich, wenn die Konfiguration vollständig ist. Abgewiesen wird unter anderem:

Bitte wähle einen Zielordner in der Wissensdatenbank. — es ist noch kein Ordner ausgewählt
Bitte wähle mindestens eine Datei aus einem vorherigen Schritt. — es ist keine Datei verbunden
mehr als 20 ausgewählte Dateien
eine verbundene Datei, deren Ursprungsschritt entfernt wurde
ein verbundener E-Mail-Anhang, obwohl beim Auslöser Anhänge herunterladen ausgeschaltet ist
eine verbundene Ausgabe, die gar keine Datei ist — ein von der KI geschriebenes Dokument oder eine Präsentation

Einschränkungen

Die Node legt nur ab. Dateien aus der Wissensdatenbank lesen oder vorhandene Einträge aktualisieren kann sie nicht.
Von der KI geschriebene Dokumente (Canvas-Seiten) und Präsentationen lassen sich nicht ablegen — sie sind keine Dateien.
Dateien werden nicht umbenannt; sie behalten den Namen, mit dem sie aus dem vorherigen Schritt kommen.
Es gibt keine Dublettenprüfung — jeder Lauf legt neue Einträge an.
Der Zielordner wird immer über die Auswahl gesetzt und lässt sich nicht über eine Variable bestimmen.
Übernimmst du einen Workflow aus einer Vorlage, wird der dort gewählte Zielordner entfernt — sonst würden deine Dateien im Ordner einer anderen Person landen. Wähle vor dem Veröffentlichen einen eigenen aus.
Aus demselben Grund kann die KI-Chat-Verwaltung diesen Schritt nicht für dich anlegen oder konfigurieren — den Zielordner kann nur eine Person auswählen, weil er bestimmt, wer die Dateien sehen darf.
Im AI Chat gibt es ein gleichnamiges Werkzeug, mit dem der Bot Dateien aus einem Chat ablegt. Es funktioniert unabhängig von dieser Node, siehe In Wissensdatenbank ablegen.