SymbioFlows

SymbioFlows sind automatisierte Abläufe, die dir dabei helfen, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Du kannst deine SymbioFlows mit verschiedenen Auslösern starten und Aktionen wie KI-Anfragen, E-Mails und mehr ausführen.

Hauptfunktionen

• Visueller Workflow-Builder: Erstelle Abläufe per Drag & Drop auf einer interaktiven Canvas
• KI-gestützte Aktionen: Nutze SymbioBots direkt in deinen Workflows
• Flexible Auslöser: Starte Workflows manuell oder nach Zeitplan
• Verzweigungen und Schleifen: Steuere den Ablauf mit KI-Bedingungen, dem Verteiler, For-Each und Repeat-Nodes
• Integrationen: Versende E-Mails, Slack-Nachrichten, Teams-Nachrichten oder erstelle Asana-Aufgaben
• Versionierung: Verwalte Änderungen mit Major- und Minor-Versionen
• Vorlagen: Teile bewährte Workflows als Vorlagen mit deinem Team

SymbioFlow erstellen

1. Navigiere zu SymbioFlows in der Seitenleiste
2. Klicke auf Neuer SymbioFlow
3. Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein
4. Wähle, ob du mit einem leeren SymbioFlow oder einer Vorlage starten möchtest
5. Klicke auf Erstellen

Du wirst direkt in den Workflow-Builder weitergeleitet. Neue Workflows starten standardmäßig mit einem manuellen Auslöser.

SymbioFlows per KI-Chat verwalten

Du kannst deine SymbioFlows auch direkt aus dem KI-Chat heraus erstellen, anpassen, testen und pausieren – ohne den Chat zu verlassen. Dafür sorgt das Tool Workflow-Verwaltung, das die KI automatisch aufruft, sobald du sie in natürlicher Sprache dazu aufforderst (“Bau mir einen Workflow, der jeden Montag um 9 Uhr …”).

Was die KI im Chat für dich erledigt

• Bots und Integrations-Auslöser auflisten: Die KI zeigt dir, welche SymbioBots und welche ereignisbasierten Auslöser (z.B. aus Gmail oder Slack) dir für einen Workflow zur Verfügung stehen.
• Workflows auflisten und Details abrufen: Du bekommst eine Übersicht deiner eigenen SymbioFlows oder die Details zu einem bestimmten Workflow.
• Neuen Workflow erstellen: Beschreibe in Worten, was passieren soll – die KI baut den passenden Auslöser und die Action-Kette.
• Workflow aktualisieren: Partielle Änderungen sind möglich. Du kannst z.B. sagen “Ändere nur den Prompt in Schritt 2”, ohne den ganzen Workflow neu zu beschreiben.
• Pausieren oder aktivieren: Schalte einen Workflow direkt aus dem Chat aktiv oder inaktiv.
• Testlauf ausführen: Die KI kann einen Testlauf auf dem aktuellen Entwurf starten, ohne dass du den Workflow vorher aktivieren oder eine Version veröffentlichen musst. So kannst du im Chat iterativ arbeiten: Erstellen → Testen → Anpassen → Erneut testen.

Hinweis zum Testlauf im Chat: Der Testlauf blockt den Chat bis zu 180 Sekunden. Dauert die Ausführung länger, läuft sie im Hintergrund weiter und du kannst den Fortschritt wie gewohnt im Bereich Ausführungen verfolgen.

Integrationen bequem aus dem Chat verbinden

Wenn du einen Workflow mit einer Aktion wie Slack, Asana oder Microsoft Teams baust – oder einen Auslöser nutzt, der auf eine Integration wie Gmail oder Outlook angewiesen ist – und die zugehörige Verbindung noch nicht hergestellt ist, zeigt dir der Chat automatisch einen Verbinden-Button an. Nach dem Verbinden kann die KI den Workflow weiterbauen und direkt aktivieren – ein Wechsel in die Einstellungen ist nicht nötig.

Verbindungen sind pro Nutzer. Ein Kollege, der denselben Workflow aus seinem Chat heraus aktivieren möchte, muss seine eigene Integration einmalig verbinden.

Versionierung aus dem Chat

Die KI folgt beim Speichern derselben Versionslogik wie der Workflow-Builder:

• Strukturelle Änderungen am Auslöser oder an den Actions (Knoten hinzufügen, entfernen, umkonfigurieren) erzeugen automatisch eine neue Minor-Version (z.B. 1.3 → 1.4).
• Änderungen an Metadaten wie Name, Beschreibung oder Tags erzeugen keine neue Version.
• Pausieren und Aktivieren erzeugen ebenfalls keine neue Version.

Zeitangaben und Zeitzonen

Sagst du z.B. “jeden Montag um 9 Uhr”, speichert die KI die Uhrzeit genau so, wie du sie nennst, zusammen mit der Zeitzone (Standard Europe/Berlin, wenn du keine angibst). Zeitpläne sind DST-sicher — die Ausführung folgt der lokalen Wanduhrzeit. Beim Bearbeiten per Chat bleibt die gespeicherte Zeitzone erhalten. Das Verhalten ist damit konsistent mit dem visuellen Editor.

Was die Chat-Verwaltung nicht kann

Ein paar Grenzen sind bewusst gezogen. Für alles, was darüber hinausgeht, öffne den Workflow im visuellen Builder:

• Maximal 5 Knoten pro Workflow (der Auslöser zählt mit). Sollen es mehr werden, baue den Workflow im Editor weiter aus.
• Nur sequenzielle Ketten. Verzweigungen (KI-Bedingung, Verteiler), Schleifen (For-Each) und Wiederholungen (Repeat) sind ausschließlich über den visuellen Workflow-Builder verfügbar.
• Nur deine eigenen SymbioFlows. Die KI im Chat kann keine Workflows anderer Nutzer anzeigen oder verändern.
• Keine Ausführungshistorie im Chat. Abgesehen vom Testlauf kannst du bestehende Ausführungen nicht aus dem Chat heraus starten oder überwachen – dafür ist weiterhin der Bereich Ausführungen zuständig.
• Kein Teilen als Vorlage. Workflows als Vorlage für dein Team freigeben funktioniert nur über das Kontextmenü auf der SymbioFlows-Karte.

Der Workflow-Builder

Der Workflow-Builder besteht aus mehreren Bereichen:

Toolbar

Die Toolbar am oberen Rand bietet folgende Funktionen:

• Zurück-Pfeil: Zurück zur SymbioFlows-Übersicht
• Workflow-Name: Klicke auf den Namen, um ihn direkt zu bearbeiten
• Versions-Dropdown: Wechsle zwischen Entwurf und veröffentlichten Versionen
• Aktiv/Inaktiv-Schalter: Aktiviere oder deaktiviere den Workflow
• Speichern: Speichere deine Änderungen als Entwurf oder erstelle eine Version
• Testen: Führe den Workflow direkt aus dem Editor aus

Node-Palette

Auf der linken Seite findest du die Node-Palette mit allen verfügbaren Nodes. Die Nodes sind in Kategorien unterteilt:

• Auslöser: Startpunkt deines Workflows
• Actions: Aktionen, die im Workflow ausgeführt werden (unterteilt in AI, Logic, Communication und Project Management)

Ziehe eine Node aus der Palette auf die Canvas, um sie hinzuzufügen.

Canvas

Die Canvas ist dein Arbeitsbereich. Hier verbindest du Nodes miteinander, indem du von einem Ausgangs-Handle zu einem Eingangs-Handle ziehst. Du kannst die Ansicht zoomen und verschieben.

Ausführungs-Panel

Wenn du einen Workflow testest, öffnet sich rechts ein Panel, das den Fortschritt in Echtzeit anzeigt. Du siehst den Status jeder Node und kannst nach Abschluss die vollständigen Ergebnisse einsehen. Läuft die Ausführung noch, stoppst du sie über die Schaltfläche Stoppen in der Symbolleiste — siehe Ausführung stoppen.

Auslöser

Jeder SymbioFlow benötigt genau einen Auslöser, der festlegt, wie der Workflow gestartet wird.

Manueller Auslöser

Der manuelle Auslöser erlaubt es dir, den Workflow per Klick zu starten. Optional kannst du Input-Felder konfigurieren, die beim Ausführen ausgefüllt werden.

Input-Felder konfigurieren:

1. Klicke auf die Auslöser-Node, um die Konfiguration zu öffnen
2. Klicke auf Input hinzufügen
3. Konfiguriere für jeden Input:
   • Bezeichnung: Der angezeigte Name (z.B. “Recherchethema”)
   • Key: Der technische Schlüssel (z.B. “topic”)
   • Typ: Text, Zahl, Langer Text, Dropdown oder Datei-Upload
   • Erforderlich: Ob das Feld Pflicht ist
   • Standardwert: Optionaler Vorgabewert (nicht verfügbar bei Datei-Upload)

Die konfigurierten Input-Werte stehen allen nachfolgenden Nodes als Datenfelder zur Verfügung. Bei einem Input vom Typ Datei-Upload lädt die Person, die den Workflow startet, statt eines Texts ein Dokument hoch (PDF, PNG oder JPG, maximal 20 MB). Das hochgeladene Dokument steht nachfolgenden Nodes als Dateireferenz zur Verfügung — zum Beispiel als Eingabedokument für eine Dokumenten-Extraktion-Node.

Geplanter Auslöser

Der geplante Auslöser führt den Workflow automatisch zu festgelegten Zeiten aus.

Zeitplan konfigurieren:

Du kannst bis zu 4 Uhrzeiten pro Zeitplan festlegen. Die Stunden wählst du einzeln, die Minute gilt für alle Uhrzeiten gemeinsam — ein Zeitplan wie 09:30 und 14:30 ist also möglich, 09:00 und 14:30 nicht. Die Zeitangabe erfolgt in deiner lokalen Zeitzone und wird zusammen mit der Zeitzone gespeichert, damit die Ausführungszeit auch bei Sommer-/Winterzeitumstellung stabil bleibt. Die aktive Zeitzone wird unter der Vorschau angezeigt.

Zwischen zwei Ausführungen muss mindestens eine Stunde liegen. Bei Täglich, Wöchentlich und Monatlich ist das automatisch erfüllt; gibst du einen eigenen Cron-Ausdruck ein, weist dich der Editor darauf hin, falls er zu häufig auslöst.

Wichtig: Geplante Ausführungen nutzen immer die zuletzt veröffentlichte Version deines Workflows. Entwurfsänderungen müssen erst als Version veröffentlicht werden.

Ereignisbasierte Auslöser (Integrationen)

Neben dem manuellen und dem geplanten Auslöser kannst du einen Workflow auch durch ein Ereignis aus einer Integration auslösen — zum Beispiel durch eine eingehende E-Mail über den Outlook-Mail-Auslöser.

Beim Outlook-Mail-Auslöser steht dir ein optionaler Filter Empfänger-Adresse zur Verfügung. Damit löst der Workflow nur für E-Mails aus, die an eine bestimmte Adresse gerichtet sind (z.B. ein gemeinsames Rechnungspostfach wie rechnung@firma.de). Lässt du das Feld leer, reagiert der Auslöser auf alle eingehenden E-Mails, die die übrigen Filter erfüllen.

Möchtest du direkt auf neue E-Mails in einem gemeinsamen Postfach reagieren, nutze das Ereignis Neue E-Mail (Shared Mailbox). Details dazu findest du unter Outlook Mail als Workflow-Auslöser.

So konfigurierst du einen ereignisbasierten Trigger:

1. Verbinde die zugehörige Integration einmalig über Profilmenü > Einstellungen > Integrationen.
2. Ziehe im Workflow-Builder einen Integrations-Trigger auf die Canvas und öffne die Konfiguration.
3. Wähle unter Anbieter die gewünschte Integration und unter Ereignistyp das gewünschte Ereignis.
4. Konfiguriere die Pflichtfelder (z.B. Projekt oder Kalender) sowie optional Weitere Filter, um die Ereignisse einzugrenzen, die den Workflow auslösen.
5. Speichere eine Version und aktiviere den Workflow — das Webhook-Abonnement bei der Integration wird erst beim Veröffentlichen und Aktivieren eingerichtet.

Hinweis: Webhook-Verbindungen sind pro Nutzer. Wenn ein Kollege denselben Workflow aus seinem Konto heraus betreiben möchte, muss er seine eigene Integration einmalig verbinden.

Asana-Trigger

Mit dem Asana-Trigger startest du einen Workflow, sobald in einem deiner Asana-Projekte etwas passiert. Folgende Ereignisse stehen zur Auswahl:

• Aufgabe hinzugefügt — Wird ausgelöst, wenn eine neue Aufgabe im Asana-Projekt hinzugefügt wird.
• Aufgabe abgeschlossen — Wird ausgelöst, wenn eine Aufgabe im Asana-Projekt als erledigt markiert wird.
• Kommentar hinzugefügt — Wird ausgelöst, wenn ein Kommentar zu einer Aufgabe im Asana-Projekt hinzugefügt wird.

Pflichtangaben: Asana-Workspace und Asana-Projekt. Der Trigger reagiert ausschließlich auf Ereignisse innerhalb des ausgewählten Projekts.

Unter Weitere Filter kannst du je nach Ereignis zusätzlich eingrenzen:

Voraussetzung: Du hast deinen Asana-Account in den Einstellungen verbunden.

Gmail-Trigger

Mit dem Gmail-Trigger startest du einen Workflow, sobald eine neue E-Mail in deinem Gmail-Postfach eintrifft.

Verfügbares Ereignis: Neue E-Mail empfangen

Unter Weitere Filter kannst du genau festlegen, welche E-Mails den Workflow auslösen sollen:

• Gmail-Label — Wähle ein bestehendes Label aus deinem Gmail-Konto (z.B. Posteingang, Wichtig oder ein eigenes Label). Der Workflow löst nur für E-Mails aus, die dieses Label bei der Verarbeitung tragen (ca. 2 Minuten nach Eingang) — richte am besten einen Gmail-Filter ein, der das Label direkt beim Eingang vergibt. Lässt du das Feld leer, gilt der Trigger für alle E-Mails.
• Von — Eine bestimmte Absender-Adresse, z.B. benachrichtigungen@firma.de.
• Absender-Domain — Eine ganze Domain, z.B. firma.de.
• Betreff enthält — Stichwort, das im Betreff vorkommen muss, z.B. dringend.
• Hat Anhang — Schalter, mit dem du den Workflow nur für E-Mails mit Anhang auslösen lässt.

Voraussetzung: Du hast deinen Google-Account in den Einstellungen verbunden.

Google-Calendar-Trigger

Mit dem Google-Calendar-Trigger startest du einen Workflow, sobald sich in einem deiner Kalender etwas an einem Termin ändert. Folgende Ereignisse stehen zur Auswahl:

• Termin erstellt — Wird ausgelöst, wenn ein neuer Kalendertermin erstellt wird.
• Termin aktualisiert — Wird ausgelöst, wenn ein Kalendertermin geändert wird.

Pflichtangabe: Kalender. Der Trigger beobachtet genau diesen Kalender; standardmäßig ist dein primärer Kalender gemeint.

Unter Weitere Filter kannst du zusätzlich eingrenzen:

• Titel enthält — Stichwort, das im Termintitel vorkommen muss, z.B. Sync.
• Teilnehmer-E-Mail enthält — Teilstring einer Teilnehmer-Adresse, z.B. @firma.de.
• Ganztägiger Termin — Schalter, mit dem du nur ganztägige Termine auslösen lässt.
• Online-Meeting — Schalter, mit dem du nur Termine mit Online-Meeting-Link (z.B. Google Meet) auslösen lässt.

Hinweis: Stornierte Termine werden derzeit nicht als eigenes Ereignis ausgeliefert — Google liefert für gelöschte Termine zu wenige Details, um nachgelagerte Workflow-Schritte sinnvoll auszuführen.

Voraussetzung: Du hast deinen Google-Account in den Einstellungen verbunden.

Node-Typen

KI (AI Node)

Die KI-Node generiert Text mithilfe eines SymbioBots. Dies ist die zentrale Node für alle KI-basierten Aufgaben in deinen Workflows.

Konfiguration:

• SymbioBot: Wähle die KI-Vorlage (SymbioBot), die verwendet werden soll. Ganz oben im Dropdown steht immer der integrierte Symbiofy Assistant (Badge „Integriert”) zur Auswahl, darunter findest du unter Deine SymbioBots deine eigenen Vorlagen. Die Node nutzt bei einem eigenen SymbioBot immer dessen veröffentlichte Version.
• Prompt: Formuliere deine Anfrage an die KI. Du kannst Daten aus vorherigen Nodes per Drag & Drop einfügen.
• Erwartete Ausgabe (optional): Lege fest, welche Art von Artefakt die KI generieren soll (Bild, Präsentation, Dokument oder Daten). Der Workflow schlägt fehl, wenn die erwartete Ausgabe nicht generiert wird.
• Eingabedateien (optional): Übergib Dokumente oder Bilder aus vorherigen Nodes an die KI.

Der integrierte Symbiofy Assistant

Für die KI-Node steht dir immer ein integrierter Assistent zur Verfügung — unabhängig davon, ob du bereits eigene SymbioBots erstellt hast. Der Symbiofy Assistant ist im Dropdown mit dem Zusatz Integriert gekennzeichnet und direkt einsatzbereit, ganz ohne vorherige Einrichtung.

• Kein eigener SymbioBot nötig: Wähle ihn aus und schreibe direkt deinen Prompt — es gibt keine weitere Konfiguration.
• Standard-KI-Modell: Er nutzt automatisch das Standard-KI-Modell deiner Organisation.
• Websuche inklusive: Er kann im Web suchen und Webseiteninhalte lesen, um aktuelle oder externe Informationen in seine Antwort einzubeziehen.
• Kein eigenes Wissen, keine Skills: Anders als ein selbst konfigurierter SymbioBot hat der Symbiofy Assistant keinen Zugriff auf deine Wissensdatenbank, auf Skills oder auf hochgeladene Dokumente und folgt keinem eigenen System-Prompt. Das gilt auch im Vergleich zum Symbiofy Assistant im KI-Chat: Dort durchsucht er bei internen Fragen automatisch die Wissensdatenbank — in der KI-Node von SymbioFlows nicht.

Wann sich der Symbiofy Assistant eignet: für einfache, textbasierte Schritte, bei denen kein spezielles Fachwissen oder Tool nötig ist — etwa um einen Text zusammenzufassen, eine Ja/Nein-Einschätzung vorzubereiten oder aktuelle Informationen aus dem Web abzurufen. So kannst du einen Workflow aufbauen und testen, bevor du dafür einen eigenen SymbioBot einrichtest.

Was er nicht kann: Der Symbiofy Assistant kann keine Artefakte erzeugen. Stellst du bei Erwartete Ausgabe ein Bild, eine Präsentation, ein Dokument oder eine Datendatei ein, während der Symbiofy Assistant ausgewählt ist, zeigt dir der Editor eine Warnung, dass der erforderlichen Vorlage die passenden Tools fehlen. Wähle in diesem Fall einen SymbioBot, der über die entsprechenden Tools (z.B. Bildgenerierung oder Präsentationserstellung) verfügt.

KI-Bedingung (AI Condition)

Die KI-Bedingung bewertet eine Ja/Nein-Frage mithilfe von KI und verzweigt den Workflow automatisch basierend auf dem Ergebnis.

Konfiguration:

• Zu bewertender Inhalt: Stelle Textkontext, Bilder oder beides zur Auswertung durch die KI bereit. Ziehe Textfelder aus dem linken Bereich hierher.
• Frage: Formuliere eine Ja/Nein-Frage zum bereitgestellten Inhalt (z.B. “Ist dies eine Support-Anfrage?”).
• Vorlage (optional): Wähle einen SymbioBot für System-Prompt und Modellkonfiguration.

Die KI-Bedingung erzeugt automatisch zwei Ausgänge: Ja (true) und Nein (false). Verbinde die jeweiligen Ausgänge mit den gewünschten Folge-Nodes.

Dokumenten-Extraktion

Die Dokumenten-Extraktion-Node liest ein Dokument (PDF, PNG oder JPG, maximal 20 MB) mithilfe von KI aus und wandelt es in strukturierte Daten um. Du legst fest, welche Felder aus dem Dokument extrahiert werden sollen — jedes Feld steht anschließend als eigenes Datenfeld für nachfolgende Nodes zur Verfügung.

Konfiguration:

• Eingabedokument: Verbinde ein Dokument aus einem vorgelagerten Node — entweder ein Input-Feld vom Typ Datei-Upload im manuellen Trigger oder die Dateiausgabe eines anderen Nodes. Eine Node verarbeitet genau ein Dokument: Ziehst du ein weiteres hinein, ersetzt es das bisherige. Möchtest du mehrere Dokumente auswerten, nutze pro Dokument eine eigene Dokumenten-Extraktion-Node.
• Zu extrahierende Felder: Füge pro Wert, den du aus dem Dokument ziehen möchtest, ein Feld hinzu — mit Feldname, Typ (Text, Zahl, Datum, Ja/Nein oder Liste). Über den Pfeil links am Feld öffnest du die Details: eine optionale Beschreibung als Hinweis für die KI und, bei einer Liste, die Spalten je Listeneintrag.
• Erweitert → Extraktionsmodus: Wähle Festes Layout, wenn das Dokument immer dasselbe Layout hat und Felder an ihren erwarteten Positionen gelesen werden sollen. Wähle Variables Layout, wenn das Layout zwischen Dokumenten variiert — Felder werden dann inhaltlich zugeordnet und können in einzelnen Dokumenten fehlen.

Felder aus einem Beispieldokument vorschlagen lassen:

Über Beispiel wählen (bzw. Aus Beispiel vorschlagen, sobald die Liste gefüllt ist) lädst du ein Beispieldokument hoch. Die KI analysiert es und zeigt dir die vorgeschlagenen Felder zur Auswahl — erst wenn du auf Felder übernehmen klickst, landen sie in der Liste. Sind bereits Felder vorhanden, wählst du zwischen Ergänzen (bestehende Felder bleiben, bereits vorhandene Vorschläge werden übersprungen) und Ersetzen (die bisherige Liste wird verworfen). Das Beispieldokument wird ausschließlich für diesen Vorschlag verwendet; bei der eigentlichen Ausführung des Workflows spielt es keine Rolle mehr.

Hinweis zu Feldnamen: Der Feldname bestimmt, wie du das Ergebnis in anderen Nodes referenzierst (z.B. {{@nodeId:Dokumenten-Extraktion.fields.rechnungsnummer}}), und wird zusätzlich unverändert an das KI-Modell weitergereicht. Erlaubt sind deshalb nur Buchstaben ohne Umlaute (a-z, A-Z), Ziffern, Unterstrich (_) und Bindestrich (-), maximal 64 Zeichen — also keine Leerzeichen, Umlaute, ß, Punkte oder Klammern. Felder aus einem Beispieldokument werden automatisch angepasst (aus Währung wird Waehrung); tippst du einen Namen selbst, weist dich die Validierung auf den ungültigen Namen hin, statt ihn stillschweigend zu ändern.

Nach der Ausführung stellt die Node pro konfiguriertem Feld ein eigenes Datenfeld bereit. Zusätzlich stehen dir Warnings (Hinweise zu Feldern, die nicht gefunden oder nicht eindeutig interpretiert werden konnten), Extracted count und Missing count (Anzahl der erfolgreich extrahierten bzw. fehlenden Felder) zur Verfügung. Felder, die die KI im Dokument nicht finden kann, werden als null zurückgegeben und in den Warnings aufgeführt. Der Workflow läuft dabei normal weiter — findet die KI vier von fünf Feldern, erhältst du die vier Werte und für das fünfte ein null. Referenzierst du ein solches Feld in einem nachfolgenden Node, erscheint an dieser Stelle der Platzhalter [not available] statt eines Werts.

For Each (Schleife)

Die For-Each-Node iteriert über eine Liste von Elementen. Für jedes Element werden die verbundenen Nodes einmal ausgeführt.

Konfiguration:

• Array Field: Das Datenfeld, das die Liste enthält (per Drag & Drop aus vorherigen Nodes)
• Element-Variablenname: Name der Variable für das aktuelle Element (Standard: “item”)
• Max Iterations: Maximale Anzahl an Durchläufen (max. 20)

Innerhalb der Schleife kannst du auf das aktuelle Element, den Index, die Gesamtanzahl und weitere Metadaten zugreifen.

Repeat (Wiederholung)

Die Repeat-Node führt verbundene Nodes eine festgelegte Anzahl von Malen aus.

Konfiguration:

• Anzahl der Iterationen: Wie oft die Schleife durchlaufen werden soll (max. 10)
• Element-Variablenname: Name der Variable für Iterations-Metadaten (Standard: “item”)

Verteiler (Switch)

Der Verteiler leitet die Ausführung zur ersten passenden Regel. Anders als die KI-Bedingung mit ihren zwei festen Ausgängen (Ja/Nein) kannst du beim Verteiler beliebig viele Regeln definieren – jede Regel erhält einen eigenen Ausgangs-Zweig.

Im Kopfbereich des Konfigurationsfensters steht direkt der Hinweis “Führt die erste passende Regel aus – sonst Standard.”

Konfiguration:

• Eingabewert: Die auszuwertende Vorlagenvariable, z.B. {{@AI:Classify.text}}. Ziehe dazu ein Feld aus einem vorherigen Node hierher oder gib die Variable direkt ein. Der Verteiler wertet immer genau ein Feld aus: ziehst du ein zweites Feld hinein, ersetzt es das bisherige. Trägst du von Hand zwei Felder ein, blockiert der Editor das Speichern – mit zwei Feldern würde der Eingabewert zu einem zusammengesetzten Text, und die Zahlen-Operatoren würden nicht mehr greifen.
• Regeln — von oben nach unten ausgewertet: Füge mit Regel hinzufügen beliebig viele Regeln hinzu. Die Regeln erscheinen als Tabelle mit den Spalten Bezeichnung, Eingabe, Abgleich und Wert. Für jede Regel legst du fest:
  • Bezeichnung: Der Name des Zweigs, wie er an der Node und im Ausführungsverlauf angezeigt wird (z.B. “Rechnung”)
  • Eingabe: Schreibgeschützte Spalte, die den konfigurierten Eingabewert wiederholt, damit sich jede Zeile als “Eingabe – Abgleich – Wert” lesen lässt
  • Abgleich: Der Operator, mit dem der Eingabewert verglichen wird (siehe Tabelle unten)
  • Wert: Der Vergleichswert – entfällt bei den Operatoren “ist leer” und “ist nicht leer”

Die verfügbaren Operatoren sind im Dropdown nach Kategorie gruppiert:

Bei “ist eines von” und “ist keines von” trägst du mehrere Werte durch Kommas getrennt ein (z.B. “DE, AT, CH”). Weicht der erkannte Typ des Eingabewerts erkennbar vom gewählten Operator ab (z.B. ein Zahlen-Operator auf einem Textfeld), zeigt dir der Editor einen Warnhinweis an – das Speichern wird dadurch nicht blockiert. Zwei Regeln mit identischem Abgleich und Wert markiert der Editor dagegen als Fehler: Da immer die erste passende Regel gewinnt, würde die zweite nie greifen – das Speichern ist blockiert, bis du eine der beiden Regeln anpasst oder entfernst. Ebenfalls blockiert wird das Speichern, wenn der Eingabewert auf einen Node verweist, den du inzwischen gelöscht oder ersetzt hast – zieh das Feld dann erneut in das Eingabefeld. Läuft ein Workflow trotzdem mit einem solchen Verweis, leitet der Verteiler zur Sicherheit an den Standard-Zweig, statt eine unpassende Regel greifen zu lassen.

Reihenfolge entscheidet: Die Regeln werden von oben nach unten geprüft. Der Verteiler leitet die Ausführung immer zur ersten passenden Regel weiter, auch wenn weitere Regeln danach ebenfalls zutreffen würden. Über den Ziehpunkt am linken Rand jeder Zeile kannst du Regeln per Drag & Drop neu anordnen und so ihre Priorität ändern, statt sie zu löschen und neu anzulegen. Ist der Ziehpunkt fokussiert, funktioniert das Verschieben auch mit den Pfeiltasten ↑ und ↓.

Passt keine Regel, läuft der Standard-Zweig. Lässt du den Standard-Zweig unverbunden, endet der Pfad an dieser Stelle einfach – das ist kein Fehler. Im Fußbereich des Konfigurationsfensters zeigt dir eine Zusammenfassung wie “3 Regeln + Standard → 4 Ausgänge” auf einen Blick, wie viele Ausgangs-Zweige die Node aktuell hat.

Im Ausführungsverlauf siehst du zu jedem Durchlauf, welche Regel gegriffen hat (bzw. dass an den Standard-Zweig geleitet wurde) sowie den ausgewerteten Eingabewert.

E-Mail

Die E-Mail-Node versendet eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger.

Konfiguration:

• An: E-Mail-Adressen der Empfänger (Enter oder Komma zum Hinzufügen)
• Betreff: E-Mail-Betreff
• Inhalt: E-Mail-Inhalt
• Anhänge (optional): Ziehe Artefakte aus vorherigen Nodes hierher, um sie als Anhänge zu versenden

In allen Textfeldern kannst du dynamische Daten aus vorherigen Nodes per Drag & Drop einfügen.

Hinweis zu erlaubten Empfängern: Die Empfänger-Adressen müssen innerhalb der erlaubten E-Mail-Domains deiner Organisation liegen (vom Administrator deiner Organisation festgelegt). Außerdem muss im Empfängerfeld eine feste E-Mail-Adresse stehen — Vorlagen-Variablen wie {{ ... }} sind dort nicht erlaubt. Empfänger außerhalb der erlaubten Domains oder mit Variablen führen dazu, dass der Workflow beim Speichern bzw. zur Laufzeit fehlschlägt.

Slack

Die Slack-Node sendet eine Nachricht an einen Slack-Kanal.

Voraussetzung: Die Slack-Integration muss in den Einstellungen unter Integrationen verbunden sein.

Konfiguration:

• Kanal: Wähle den Ziel-Slack-Kanal
• Nachricht: Inhalt der Nachricht (mit Unterstützung für dynamische Daten)

Microsoft Teams

Die Teams-Node sendet eine Nachricht an einen Microsoft Teams-Kanal.

Voraussetzung: Die Microsoft Teams-Integration muss unter Profilmenü > Einstellungen > Integrationen verbunden sein.

Konfiguration:

• Team: Wähle das Ziel-Team
• Kanal: Wähle den Kanal innerhalb des Teams
• Nachricht: Inhalt der Nachricht

Asana

Die Asana-Node erstellt eine Aufgabe in Asana.

Voraussetzung: Die Asana-Integration muss unter Profilmenü > Einstellungen > Integrationen verbunden sein.

Konfiguration:

• Workspace: Wähle den Asana-Workspace
• Projekt: Wähle das Ziel-Projekt
• Aufgabenname: Name der Aufgabe
• Notizen (optional): Beschreibung der Aufgabe
• Zuweisen an (optional): Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen wird
• Fälligkeitsdatum (optional): Deadline für die Aufgabe

Dateiübertragung

Die Dateiübertragungs-Node liest, schreibt, löscht oder verschiebt Dateien und Ordner über SFTP, FTPS oder WebDAV. Wähle zuerst den Server anhand seines Namens und anschließend die gewünschte Operation. Das Protokoll wird beim Server angezeigt und nicht separat in der Node gespeichert.

• Lesen: Ordner liefern eine Liste ihrer Einträge; Dateien werden als Dokument- oder Daten-Artefakt für nachfolgende Nodes bereitgestellt.
• Schreiben: Übernimmt Datei-Artefakte vorheriger Nodes. Pfade unterstützen {{year}}, {{month}}, {{day}} und {{filename}}.
• Löschen: Entfernt Dateien; nicht leere Ordner nur mit aktivierter rekursiver Löschung.
• Verschieben: Verschiebt oder benennt Dateien und Ordner innerhalb derselben Verbindung um.

WebDAV läuft ausschließlich über HTTPS. SFTP prüft den konfigurierten SSH-Hostschlüssel und unterstützt Passwort oder privaten SSH-Schlüssel. Pro Datei gelten 250 MB beim Schreiben und 50 MB beim Lesen.

Ein Server kann nicht gelöscht werden, solange ihn ein aktueller Entwurf oder eine aktive Workflow-Version verwendet. Alle Server gehören dem Workspace — persönliche Verbindungen gibt es nicht.

Der Zugriff wird pro Server vergeben, und ein neu angelegter Server ist für niemanden erreichbar — auch nicht lesend. Du siehst in der Auswahlliste nur Server, für die ein Administrator dir, einer deiner Gruppen oder allen Nutzern mindestens eine Aktion freigegeben hat. Fehlt dir die gewählte Operation auf einem Server, bleibt er sichtbar, ist aber nicht auswählbar und mit Kein Zugriff markiert. Die Berechtigung wird bei jeder Ausführung erneut geprüft.

Daten zwischen Nodes weitergeben

Ein zentrales Konzept in SymbioFlows ist die Datenweitergabe zwischen Nodes. Jede Node kann auf die Ausgaben aller vorherigen Nodes zugreifen.

So funktioniert es

1. Öffne die Konfiguration einer Node, die Daten empfangen soll
2. Im linken Bereich siehst du die verfügbaren Daten aller vorherigen Nodes
3. Ziehe ein Datenfeld per Drag & Drop in ein Textfeld der aktuellen Node

Die eingefügten Referenzen werden als Vorlagen-Variablen dargestellt (z.B. {{@nodeId:AI Node.response}}). Beim Ausführen werden diese automatisch durch die tatsächlichen Werte ersetzt.

Speichern und Versionierung

SymbioFlows unterstützen ein zweistufiges Speichersystem mit Entwürfen und Versionen.

Entwurf speichern

Klicke auf Speichern in der Toolbar. Im Dialog hast du zwei Optionen:

• Entwurf speichern: Speichert deine Änderungen, ohne die aktive Version zu beeinflussen. Geplante Ausführungen nutzen weiterhin die bisherige Version.

Version erstellen

• Version erstellen: Speichert und erstellt eine neue Version. Wähle zwischen Minor (kleine Änderungen) und Major (große Änderungen). Optional kannst du einen Versionskommentar hinzufügen.

Versionsverlauf

Über die Toolbar kannst du den Versionsverlauf einsehen. Für jede Version siehst du:

• Versionsnummer und Erstellungsdatum
• Versionskommentar
• Anzahl der Knoten

Du kannst jede frühere Version anzeigen oder als Entwurf verwenden, um sie als Ausgangspunkt für weitere Änderungen zu nutzen.

Aktiv/Inaktiv-Schalter

Mit dem Schalter in der Toolbar kannst du einen Workflow aktivieren oder deaktivieren:

• Aktiv: Der Workflow kann ausgeführt werden (manuell oder automatisch)
• Inaktiv: Der Workflow ist pausiert, geplante Ausführungen werden gestoppt

Beim Deaktivieren eines Workflows mit geplantem Auslöser wirst du zur Bestätigung aufgefordert.

Workflow ausführen

Manuell starten

1. Klicke auf Testen in der Toolbar des Editors
2. Falls Input-Felder konfiguriert sind, fülle das Formular aus
3. Klicke auf Ausführen

Du kannst Workflows auch direkt aus der SymbioFlows-Übersicht starten, indem du auf den Play-Button einer Workflow-Karte klickst.

Automatisch (geplant)

Workflows mit geplantem Auslöser werden automatisch zur konfigurierten Zeit ausgeführt, solange der Workflow aktiv ist.

Läuft eine Ausführung noch, kannst du sie jederzeit manuell stoppen — siehe Ausführung stoppen.

Ausführungsverlauf

Alle Ausführungen werden protokolliert und können jederzeit eingesehen werden.

Im Editor

Nach dem Testen eines Workflows öffnet sich rechts das Ausführungs-Panel. Hier siehst du:

• Status: Ausstehend, Wird ausgeführt, Erfolgreich, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen
• Zeitstrahl: Fortschritt jeder einzelnen Node
• Artefakte: Generierte Dateien (Bilder, Präsentationen, Dokumente)

Globale Ausführungsübersicht

Navigiere zu Ausführungen in der Seitenleiste, um alle Ausführungen aller Workflows zu sehen.

Die Tabelle zeigt:

Du kannst die Ausführungen nach Status und SymbioFlow filtern.

Ausführungsdetails

Klicke auf eine Ausführung, um die vollständigen Details zu sehen:

• Ergebnisse jeder Node: Eingabe, Ausgabe und eventuelle Fehler
• Zeitstrahl: Chronologischer Ablauf mit Dauer pro Schritt
• Artefakte: Alle generierten Dateien zum Herunterladen
• Debug-Informationen: Ausführungs-Metadaten und Rohdaten

Ausführung stoppen

Solange eine Ausführung noch läuft — Status Ausstehend oder Wird ausgeführt — kannst du sie jederzeit stoppen. Die Schaltfläche zum Stoppen nimmt dabei den Platz der Schaltfläche ein, mit der du die Ausführung gestartet hast:

• Im Editor wird aus Testen die Schaltfläche Stoppen.
• In der Workflow-Übersicht wird aus dem Start-Symbol auf der Workflow-Karte ein Stopp-Symbol.
• In der Ausführungsdetailansicht und in der Tabelle unter Ausführungen findest du zusätzlich Ausführung stoppen — auf diesen Seiten gibt es keine Start-Schaltfläche.

So gehst du vor: Klicke auf Stoppen beziehungsweise Ausführung stoppen. Es gibt keine Rückfrage — der Status wechselt sofort auf Abgebrochen.

Ein Hinweis in der Bestätigungsmeldung erinnert dich daran, dass bereits abgeschlossene Schritte — zum Beispiel eine bereits versendete E-Mail — dadurch nicht zurückgenommen werden.

Läuft in dem Moment eine KI-Node, die gerade eine Antwort generiert, wird diese Generierung mit gestoppt. Nach dem Klick dauert es dadurch nur wenige Sekunden, bis die Ausführung wirklich beendet ist. Der betroffene Schritt erscheint im Zeitstrahl als fehlgeschlagen, mit dem Hinweis, dass er abgebrochen wurde. Schritte anderer Art — etwa das Versenden einer E-Mail — laufen dagegen zu Ende, weil sie nur Bruchteile einer Sekunde brauchen und ein halb versendeter Versand schlechter wäre als ein abgeschlossener.

• Die Schaltfläche zum Stoppen verschwindet automatisch, sobald die Ausführung beendet ist — egal ob durch Abbruch, Erfolg oder Fehler. Im Editor und in der Workflow-Übersicht erscheint danach wieder die Start-Schaltfläche.
• Auf der Workflow-Karte siehst du das Stopp-Symbol auch bei Ausführungen, die du nicht selbst gestartet hast — etwa bei zeit- oder ereignisgesteuerten Ausführungen.
• Stoppen kann nur, wer den Workflow ausgeführt hat.
• Eine abgebrochene Ausführung erhält auf ihrer Detailseite wie eine fehlgeschlagene die Schaltfläche Erneut aus Editor, mit der du direkt zum Workflow im Editor gelangst, um ihn erneut zu starten.

Vorlagen teilen

Du kannst einen Workflow als Vorlage mit deinem Team teilen:

1. Öffne das Kontextmenü (drei Punkte) auf einer Workflow-Karte
2. Wähle Als Vorlage teilen
3. Konfiguriere die Freigabe-Einstellungen

Geteilte Vorlagen erscheinen bei der Erstellung eines neuen SymbioFlows unter Von Vorlage. Beim Klonen einer Vorlage wird geprüft, ob alle benötigten Ressourcen (z.B. SymbioBots, Integrationen) zugänglich sind.

Um das Teilen zu beenden, wähle Teilen beenden im Kontextmenü.

Tipps

• Starte einfach: Beginne mit einem manuellen Auslöser und einer KI-Node, bevor du komplexere Abläufe erstellst
• Teste regelmäßig: Nutze den Testen-Button, um deinen Workflow nach jeder Änderung zu prüfen
• Nutze Versionen: Speichere wichtige Meilensteine als Version, damit du jederzeit zurückkehren kannst
• Daten per Drag & Drop: Ziehe Ausgabedaten vorheriger Nodes in Textfelder, statt Referenzen manuell zu tippen
• Schnell starten mit dem Symbiofy Assistant: Für einen ersten Entwurf brauchst du keinen eigenen SymbioBot — wähle in der KI-Node den integrierten Symbiofy Assistant und lege direkt los
• SymbioBots vorbereiten: Brauchst du Artefakte (Bild, Präsentation, Dokument, Daten) oder eigenes Wissen/Skills, erstelle und veröffentliche vorab einen passenden SymbioBot mit den nötigen Tools

Einschränkungen

• Jeder Workflow kann nur einen Auslöser haben
• Die For-Each-Node unterstützt maximal 20 Iterationen pro Durchlauf
• Die Repeat-Node unterstützt maximal 10 Wiederholungen
• Slack-, Teams- und Asana-Nodes erfordern eine aktive Integration (unter Einstellungen konfigurierbar)
• Geplante Ausführungen nutzen ausschließlich die veröffentlichte Version, nicht den Entwurf
• Der integrierte Symbiofy Assistant kann keine Artefakte (Bild, Präsentation, Dokument, Daten) erzeugen — nutze dafür einen SymbioBot mit den passenden Tools